АУДИТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНИЗАЦИИ
Сухорукова А.Ю.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования для инвалидов
с нарушением опорно-двигательной системы Московский государственный гуманитарно-экономический институт
(Волгоградский филиал)
nastya_suhorukova@mail.ru
Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.
Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
3. Государственная система документационного обеспечения управления;
4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
6. Государственные стандарты;
7. Унифицированные системы документации;
8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Согласно п. 1 ст. 1 Закона «Об аудиторской деятельности» от 07.08.2001 № 119-ФЗ, под аудитом понимается предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей, а также по оказанию сопутствующих аудиту услуг.
В более широком понимании аудит – это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта. С этой точки зрения аудит делопроизводства – это анализ деятельности компании в области документационного обеспечения управления, включающий в себя проверку документации на предмет соответствия законодательству Российской Федерации и внутренним локальным актам, а также организации работы с документами.
Аудит делопроизводства – эффективный способ получить достоверную информацию о фактическом уровне документационного обеспечения управления и профессиональной компетенции сотрудников; метод контроля деятельности специалистов службы ДОУ и других структурных подразделений по совершенствованию рабочего процесса, без которого невозможно ни применить мотивацию, ни поставить задачи, ни определить сильные и слабые места. Многоаспектность аудита, возможность с его помощью решить комплекс вопросов, связанных с формированием корпоративной памяти организации, позволяет выделить его как средство создания имиджа стабильной, ориентированной на высокие результаты компании.
Аудит (аудиторская проверка) – независимая проверка с целью выражения мнения о достоверности. В мировой практике под аудитом понимают всякую выполняемую независимым экспертом проверку какого-либо явления или деятельности.
Под документным аудитом понимается анализ порядка документирования (записи информации на материальном носителе) на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям.
Для оценки качества оформления управленческих документов в организации можно использовать выборочный метод.
При разработке плана проведения документного аудита представляется целесообразным использовать группу ГОСТов «Статистические методы управления качеством продукции». В соответствии с этими ГОСТами под контролируемой партией документов будем понимать совокупность единиц документов одного наименования, подготовленных в течение определенного интервала времени в одних и тех же условиях и одновременно представленных для контроля. Выборка – единицы документов, отобранные из контролируемой партии для контроля и принятия решения о соответствии установленным требованиям. При статистическом приемочном контроле качества будет иметь значение объем партии – число единиц документов, составляющих контролируемую партию, а также объем выборки – число единиц документов, составляющих выборку.
Проведение документного аудита в организации позволит выявить и оценить степень и критичность отклонения от действующих правил, ГОСТов, типовых или от ведомственных инструкций по делопроизводству.
