ДОКУМЕНТЫ ПО ФИНАНСИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
Анашкин А.С.
Тамбовский государственный университет имени Г.Р. Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
Организация выборов требует больших материальных затрат, поскольку деньги необходимы для оплаты печати бюллетеней, агитационных материалов, для формирования избирательных участков и т.д. Следовательно, встает вопрос о финансировании выборов и референдумов.
Комиссии ведут раздельные бухгалтерский, кассовый учет и отчетность по денежным средствам, поступившим из бюджетов различных вней. Соответственно, документальное оформление процессов, связанных с финансированием выборов, имеет особую государственную важность.
В качестве примера рассмотрим документы, необходимые для оформления финансового отчета ИК. В ИК документы, связанные с финансированием выборов, находятся в ведении бухгалтерии. При этом право распоряжения и ответственность за денежные средства лежит на председателе ИК.
Основной финансовый документ ИК на время выборов – смета расходов, утверждаемая постановлением вышестоящей ИК. Составленная и утвержденная смета расходов, необходима для законного получения ИК перечисляемых на проведение выборов бюджетных средств. ИКС РФ распределяет выделенные из областного бюджета средства территориальным збирательным комиссиям на основе предоставленных смет, которые перед этим утверждаются в ИКС РФ. Аналогично осуществляется передача средств от территориальных ИК к муниципальным, а от тех – в окружные и участковые ИК.
Смета расходов ИК оформляется в виде таблицы и включает в себя реквизиты: наименование вида документа (смета расходов); наименование избирательной комиссии; таблица со статьями расходов и итогом.
Смета утверждается постановлением вышестоящей ИК, которое подписывает председатель и секретарь ИКС РФ. Если в смету расходов требуется внести изменения, то данное изменение утверждается на заседании ИК и отправляется в вышестоящую ИК с просьбой о внесении соответствующих изменений в смету.
При возникновении ситуаций, когда срочно требуются средства сверх указанных в смете расходов, председателям ИК могут выдаваться наличные деньги по отчет. Для этого пишется заявление в вышестоящую ИК со следующими реквизитами:- наименование вышестоящей ИК и ФИО ее председателя;- наименование (номер) ИК-заявителя и ФИО ее председателя;- наименование вида документа (заявление);- текст заявления с указанием количества денег, выдаваемых под отчет, статьи расхода этих средств, обязательство предоставления авансового отчета по указанным расходам в течение 10 дней со дня выборов.
- подпись председателя ИК с указанием должности и даты составления заявления.
В случае одобрения вышестоящей ИК данной просьбы комиссии-заявителю будут выделено необходимое количество наличных средств.
Работа в ИК, разумеется, не безвозмездный труд. В связи с этим можно выделить комплекс документов, сопровождающих выплаты материального вознаграждения членам ИК.
Прием на временную работу в ИК производится на основании договора, рекомендованная форма которого включает в себя наименование вида документа, место и время составления, сведения о заказчике (наименование ИК, ФИО ее председателя) и исполнителе (ФИО физического лица), текст договора, адреса, реквизиты и подписи сторон. В текст договора обязательно включаются разделы:- предмет договора, где указывается работа (услуги), которые исполнитель должен выполнить, а заказчик, в свою очередь, принять;- цена договора, т.е. денежное вознаграждение за выполненные услуги (работу); также указывается, что цена договора может быть изменена по обоюдному согласию сторон;- условия платежа, где указываются обстоятельства, при каких будет произведена оплата выполненных работ (услуг);- сроки исполнения обязательств, где фактически указывается период действия договора;- обязательств сторон. Раздел устанавливает, что исполнитель должен выполнить и сдать, а заказчик, соответственно, принять и оплатить работы (услуги);- ответственность сторон;- порядок разрешения споров;- порядок изменения и дополнения договора;- прочие условия.
Такой договор подписывается председателем ИК и прилагается к финансовому отчету ИК.
На заседании ИК утверждается график дежурств. Данный документ служит для вычисления размера заработной платы членам комиссии и составляется в табличной форме. В графике указываются в алфавитном порядке члены комиссии, их должности, порядок дежурства по числам месяца и итоговое количество часов дежурства. Одновременно председателем ИК утверждается табель учета рабочего времени. Как и график дежурств, данный документ влияет на выплату заработной платы членам ИК, т.к. содержит точные сведения о рабочем времени сотрудников. Табель содержит следующие элементы:- таблица условных обозначений, которая помогает расшифровать сокращения, используемые при заполнении табеля. Как правило, содержит три обозначения: В – выходные и праздничные дни, Ф – фактически отработанные часы, Б – нетрудоспособность;- наименование (номер) ИК;- наименование и дата составления документа;- таблица расчета рабочего времени (с указанием ФИО, должности, оклада, отметок рабочего времени по дням месяца и итоговой записи количества проработанных дней.
Составляет и подписывает табель секретарь ИК. Он же составляет и заполняет схожий табель учета дежурств и рабочего времени членов комиссии в день выборов. Документ утверждается председателем ИК и содержит данные об отработанном времени каждого члена ИК в часах непосредственно в день выборов.
Заработная плата, оплата дежурств, работы в день выборов и премирование членов ИК производится на основании платежных ведомостей:- на выплату заработной платы председателю и секретарю ИК;- платежная ведомость на оплату за работу в день выборов членам ИК;- платежная ведомость на оплату за дежурство членам участковой избирательной комиссии;- платежная ведомость на выплату премии членам участковой избирательной комиссии;- платежная ведомость на оплату питания в день выборов членам участковой избирательной комиссии.
Все платежные ведомости имеют одинаковую структуру и состоят из следующих реквизитов:- наименование вида документа с указанием порядкового номера, т.к. является документом строгой отчетности;- заголовок документа с указанием, за какой месяц и год производится выплата;- таблица выплат с указанием ФИО, должности члена комиссии, выплачиваемой суммы (в рублях) и росписи в получении;- запись об общей сумме выплат (прописью).
Ведомость подписывается председателем ИК. Особое внимание следует уделить порядку премирования. Премии членам комиссии могут выплачиваться в размере не более 100 % дополнительной оплаты труда за фактически отработанное в комиссии время. Председателю избирательной комиссии премия выплачивается по решению вышестоящей избирательной комиссии за счет средств, на подготовку и проведение выборов. Премии другим членам избирательной комиссии выплачиваются по решению комиссии в пределах экономии фонда оплаты труда, предусмотренного сметой расходов. В документах на премирование должны быть указаны фамилии, имена, отчества премируемых, их должности и суммы премий.
Оплата труда лиц, привлеченных на время выборов к работам в ИК, производится на основе акта приемки выполненных работ.
Акт, как правило, включает следующие сведения:- дата составления акта (часто совпадает с последним днем работы);- краткое описание выполненной работы;- период проведения работ;- подпись исполнителя о сдаче работ;- подпись заказчика о приеме работ;- запись о получении денег с указанием ФИО исполнителя, количества полученных денег, даты получения и подписи исполнителя.
ИК часто сталкивается с тем, что возникает необходимость в использовании услуг сторонних организаций, например, необходимо напечатать плакаты и вывески для избирательных участков. Или, например, вместо того, чтобы покупать дорогостоящее оборудование и оргтехнику, целесообразнее взять его в аренду на относительно небольшой срок проведения выборов. Подобные расходы изначально закладываются в смету ИК, и подлежат отчетности.
Обеспечить каждую избирательную комиссию и избирательный участок транспортными средствами потребует огромных неоправданных вложений, поэтому автотранспорт в большинстве случаев арендуется. Для этого составляется договор аренды транспортного средства, где устанавливаются арендодатель и арендатор, арендуемое транспортное средство, порядок оплаты и сумма аренды, срок действия договора, юридические адреса и реквизиты сторон. Со стороны ИК договор подписывает председатель, с проставлением печати комиссии. Кроме договора аренды, по статье «Транспортные расходы» к финансовому отчету прилагаются реестры, наряды, машинограммы и другие документы, подтверждающие предоставление автоуслуг. Если договор не предусматривает включение в арендную плату стоимости бензина и ГСМ, то закупаемые материалы списываются на основании путевых листов.
К счетам по статье расходов «Связь» прилагаются документы, подтверждающие пользование соответствующими услугами. Счета за международные переговоры сопровождаются машинограммами; услуги телеграфа подтверждаются реестром с перечнем телеграмм, их количеством, датами и стоимостью. Расходы на эксплуатацию телефонных номеров оплачиваются территориальной (муниципальной, окружной) ИК в соответствии с договором на предоставление услуг электросвязи.
Имущество, приобретенное/изготовленное ИК в ходе подготовки и проведения выборов, передается соответствующим органам исполнительной власти по приемо-сдаточным актам или распискам, если не предусмотрено списание. Приобретенные хозяйственные материалы и канцтовары должны иметь оформленные товарные и кассовые чеки. Расходы по аренде оборудования оплачиваются согласно договору аренды, выписанному счету и акту приемки выполненных работ. Имущество, которое предназначено для временного пользования (стенды, плакаты, канцтовары), списываются по актам, утверждаемым председателем ИК. В акте должно быть указано следующее:- вид списываемого имущества (в заголовке);- состав ИК, принявшей решение о списании, а также ссылка на дату и номер документа-учредителя комиссии;- список списываемого имущества с указанием наименования, единиц измерения, количества, цены и стоимости, причины списания.
Акт подписывают члены ИК, проводившие списание, после чего ставится дата составления акта.
Также к финансовому отчету прилагаются, если таковые имеются, документы по расходам на памятные сувениры и цветы, предназначенные для избирателей, голосующих впервые. В этом случае к отчету прилагается список избирателей, которым были вручены сувениры с указанием ФИО, даты рождения и адреса, а также акт на приобретение цветов, утверждаемый председателем ИК.
Все перечисленные выше документы служат дополнением для финансового отчета ИК, который направляется в вышестоящую ИК. Как правило, отчет утверждается постановлением ИК на отдельном заседании. В отчете в табличной форме перечисляются статьи и суммы расходов
К отчету прилагается справка о полученных под отчет из кассы вышестоящей ИК средствах, количестве фактически израсходованных средств и внесенном обратно в кассу остатке. Также указывается количество прилагаемых документов. Подписывает отчет председатель ИК с проставлением печати комиссии.
Стоит заметить, что указанные формы носят рекомендательный характер и построены без четкого размещения реквизитов, поскольку составлялись еще по инструкции ЦИК РФ «О порядке оформления финансовых документов избирательными комиссиями» от 18.12.95 г. № 09-15/2759. Учитывая современные тенденции в пользу информатизации и автоматизации основных делопроизводственных процессов, в будущем широко будут применяться безналичные денежные средства при финансировании избирательного процесса.
Исходя из вышесказанного, можно утверждать о строгой отчетности со стороны избирательных комиссий по средствам, выделенным из бюджета на проведение выборов. Главную роль в этом играют два документа: смета расходов избирательной комиссии и финансовый отчет. Все остальные документы, подтверждающие расход и движение средств, переданных в распоряжение ИК (табели, акты, ведомости, договоры), обязательно прилагаются к финансовому отчету избирательной комиссии.
