ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ: МЕТОДИКА РАЗРАБОТКИ И СОСТАВЛЕНИЯ
Алисова С.В.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
В настоящее время во многих организациях и учреждениях различной формы собственности циркулирует конфиденциальная информация. На практике же не везде имеется специальный документ, регламентирующий работу с конфиденциальными документами, что связано с рядом причин:
- непонимание важности данного документа;
- отсутствие в российском законодательстве акта, обязующего организации внедрять данный документ в число локальных нормативных актов; финансовый и иные аспекты. Однако, отсутствие «Инструкции по работе с конфиденциальными документами» может иметь негативные последствия для организации, начиная с падения ее престижа и заканчивая значительными материальными убытками. Поэтому наличие документа, регламентирующего работу с конфиденциальной информацией, является важной частью не только ведения конфиденциального делопроизводства организации, но и всей ее деятельности.
Для того чтобы составить инструкцию по работе с конфиденциальными документами, в первую очередь, необходимо определить общий состав документов организации, что можно сделать как путем изучения непосредственно документов (инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, альбомов документов), так и путем опроса сотрудников учреждения. После выявления видового состава документов в организации, можно приступать к вычленению из общего состава документов, содержащих конфиденциальную информацию, для этого применяют Перечень документов, содержащих сведения конфиденциального характера [6]. Если организация новая, то можно основываться только на сведениях из «Перечня…», а если в учреждении уже сложилась практика работы с документами, то следует учесть и ее.
Следующим важным этапом в разработке «Инструкции по работе с конфиденциальными документами» является определение списка лиц с указанием должности, имеющих право доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию. В список обязательно будут входить руководитель организации и начальник структурного подразделения, отвечающего за делопроизводство, сотрудники, имеющие доступ к конфиденциальным документам. Данный список можно оформить как отдельный документ, утверждаемый руководителем организации, с которым сотрудники должны быть ознакомлены под роспись. В нем указываются минимально необходимые сведения: ФИО, должность, уровень доступа, подпись. Уровень доступа будет определять, с каким документами имеет право работать сотрудник, а также спектр разрешенных ему действий с такими документами.
После определения списка конфиденциальных документов и списка лиц, имеющих право доступа и работы с ними, можно приступать к созданию самой «Инструкции по работе с конфиденциальными документами».
В первую очередь при составлении «Инструкции» необходимо указать, на основании каких законодательных и нормативно-методических документов она составляется, цель составления данного локального акта. Поэтому первый раздел обычно определяет цели создания «Инструкции», терминологическую базу, информацию, которая не может быть отнесена к конфиденциальной, а также список конфиденциальных документов или документов, содержащим закрытые сведения.
Обязательным является раздел, описывающий обязанности должностных лиц по защите конфиденциальных документов и конкретные меры ответственности работников за разглашение информации, содержащейся в подобных документах. Ответственность может быть дисциплинарной, административной или уголовной. Меры ответственности прописаны в соответствующих кодексах – КоАП РФ, Трудовом Кодексе РФ, Уголовном Кодексе РФ [1, 4, 5]. Данный раздел может включать пояснения, касаемые необходимости проведения проверочных мероприятий при приеме на работу, о необходимости предупреждения сотрудника о работе с конфиденциальными документами не только в устной, но и в письменной, и в электронной формах, что желательно закрепить в трудовом договоре.
Самым значительным по содержанию и объему является раздел о работе с конфиденциальными документами: обозначаются процессы проектирования и создания таких документов, проставления и снятия грифов, особенности их учета, отправки, получения, текущего хранения и уничтожения.
Если работа с конфиденциальными документами ведется в электронной форме, то это также оговаривается в «Инструкции». Информация об особенностях создания, хранения, передачи и учета конфиденциальных документов в электронном виде при их значительном объеме в организации может быть выделена в отдельный раздел или может стать частью предыдущего раздела, если объем конфиденциального электронного документооборота незначителен.
Защита конфиденциальных документов предусматривает комплекс организационных и технических мер, направленных на предотвращение появления и закрытие существующих каналов утечки информации, поэтому необходим специальный раздел «Инструкции», где подробно описаны как различные каналы утечки, так и меры защиты конфиденциальной информации. Обычно это организационные, аппаратные и программные средства защиты информации. Защита конфиденциальной информации должна осуществляться в порядке, установленном Специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации (СТР-К), утвержденными приказом Гостехкомиссии (ФСТЭК) России от 30.08.2002 N 282 [2] и Руководящих документов Гостехкомиссии (ФСТЭК) России [3].
Таким образом, инструкция по работе с конфиденциальными документами может содержать следующие разделы:
- Общие положения.
- Обязанности сотрудников по защите информации конфиденциального характера.
- Порядок работы с конфиденциальными документами.
- Общие правила защиты конфиденциальных документов.
Составление инструкции по работе с конфиденциальными документами должно быть поручено лицу, хорошо знающему организацию и ведение делопроизводства, а также имеющему доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию. Утверждает и подписывает ее руководитель организации путем издания соответствующего приказа, после чего с ней знакомятся под роспись все заинтересованные лица.
Таким образом, инструкция по работе с конфиденциальными документами является основным локальным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера в учреждении. Она позволяет рационализировать конфиденциальный документооборот, определить степень ответственности работников, за утрату или порчу конфиденциальных документов. Впоследствии она помогает при решении спорных и конфликтных ситуаций, а также позволяет избежать ошибок при работе с подобными документами.
Список использованных источников:
- Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: Федеральный закон от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 03.05.2012) (с изм. и доп., вступающими в силу с 25.05.2012) // Российская газета, -2001, N 256.
- Нормативно-методический документ. «Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации». Утвержден приказом Гостехкомиссии России от 30 августа 2002 г. № 282.
- Руководящий документ «Защита от несанкционированного доступа к информации. Термины и определения» утвержден решением председателя Гостехкомиссии России от 30 марта 1992 г.
- Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 23.04.2012) // СЗ РФ, - 2002, N 1 (ч. 1),- ст. 3.
- Уголовный кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 13.06.1996 N 63-ФЗ (ред. от 01.03.2012) // СЗ РФ, - 1996, N 25, ст. 2954.
- Указ Президента РФ от 23.09.2005 N 1111 «О внесении изменения в перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188» // СЗ РФ 26.09.2005, N 39, ст. 3925.