ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: ПРОШЛОЕ И НАСТОЯЩЕЕ
Зинатуллина Э.С.
Башкирский Государственный Университет
elin.zinatullina@yandex.ru
Делопроизводство, появившаяся много веков назад как отрасль человеческой деятельности, до сих пор не является специальностью, которая в нашем современном мире занимает «высокое» место в ранге профессий. Под «высоким» я понимаю место, которое оно заслужило своим вкладом в общество. Ведь делопроизводство - это отрасль деятельности, которая организует работу с документами. Документы же, в свою очередь, основа современного мира.
Целью моей статьи является повышение интереса людей к такой профессии как делопроизводство, рассмотрение делопроизводства в свете современности, также попытка обратить внимание на делопроизводителя, как основной ресурс развития данной отрасли. По моему мнению, данная проблема достаточно актуальна, ведь делопроизводство в нашей стране развивающаяся отрасль и наша основная задача - обратить внимание людей на нее.
Многие ученые рассматривают различные проблемы данной отрасли. Особенно остро обсуждаемой проблемой является нехватка высококвалифицированных специалистов в данной отрасли. В частности данную проблему поднимает Н.С. Ларьков. Директор ВНИИДАД М.В. Ларин также с тревогой отмечает, что «в данный момент в России… наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области документоведения и архивоведения по различным причинам, в том числе из-за отсутствия соответствующего финансирования»[1].
Чтобы достичь поставленной цели необходимо разобраться в понятии «делопроизводство» и в истоках данной отрасли. Делопроизводство, согласно ГОСТ-у Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль возникла еще в Древней Руси. Так отмечается тот факт, что во времена договоров с Византией 911 и 945 гг. уже была культура написания договоров. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов[2].А уже с 14 века термин «дьяк» как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. В то же время возникли образцы наиболее распространенных и часто используемых документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству- «формулярники»[2]. Во времена же Петра Великого при Сенате учреждается особая должность экзекутора, который должен был фиксировать исходящие приказы и др. В это же время издается Генеральный регламент, который закрепляет делопроизводственную деятельность за канцелярией. Центральной фигурой становится секретарь. До 20 в. делопроизводство претерпевает изменения в законодательной области. Изменяются формы документов, способы их регистрации и отправки. В советский период издаются различные постановления, закрепляющие реквизиты документов и др. Возникают различные институты делопроизводства. В1966 г. в рамках Архивной службы учрежден ВНИИДАД, который функционирует и в наши дни. В1973 г. была создана ЕГСД, которая комплексно дает рекомендации по вопросам делопроизводства. В 70-8-е гг. возникают ГОСТы, которые рационализировали практику делопроизводства. В общем, была создана полноценная нормативная база для развития и функционирования данной отрасли.
Рассмотрев историю любого объекта, события невольно задаешься вопросом: каково значение? В нашем случае ответ прост: без такой важной отрасли, как делопроизводство, деятельность людей, связанная с документами была бы не эффективной и не приносила бы те плоды, которые мы можем наблюдать. Это все связано с тем, что делопроизводство, как уже отмечалось, организует работу с документами, что предполагает не только правильное оформление, но и передача на хранение и хранение документов. Все это позволяет людям рационально использовать свое время .
Возвращаясь к цели данной статьи, вернемся в современность и рассмотрим вопросы обеспечения техническими средствами и нормативной базой делопроизводства. Жизнь современного делопроизводителя не представляется возможной без данных средств, для обработки огромного массива информации, делопроизводителю просто необходима помощь при классификации и обработке. В первую очередь, это конечно устройства ЭВМ. Так же важно использование офисной организационной техники, которая существенно облегчает жизнь. На сегодняшний день существует множество компьютерных программ, созданных специально улучшить жизнь делопроизводителя. Данные программы являются существенным подспорьем, с их помощью сроки исполнения приказов сокращаются, уменьшаются недочеты при составлении документов и др. Примером такой программы могут служить «Делопроизводство 1С». Что касается нормативной базы, то без законодательного регулирования данной области просто невозможно, так как речь идет документах. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации делопроизводства. Основными, системообразующими законами являются Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене», Закон Российской Федерации «О стандартизации». Данные законы устанавливают правовые основы стандартизации, унификации, создании, обработки, передачи информации и документов, которые являются важнейшими процессами в делопроизводстве. Так же важное значение имеют различные стандарты, классификаторы. В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями. Это также является злободневной проблемой.
Личность делопроизводителя играет не меньшую роль в организации современного делопроизводства, чем технические средства либо законодательство, а даже большую. Делопроизводитель является тем, кто ведет данную отрасль вперед. Именно он является толчком к прогрессу в данной отрасли. Характеристика делопроизводителя за много веком существенно изменилась. Современный делопроизводитель должен обладать рядом качеств: хорошая, долговременная память, так как он работает с огромным массивом информации; эмоциональная устойчивость, так как приходится общаться с множеством разных людей с разными характерами и требованиями; толерантность к многочисленным контактам – терпение ко всем и каждому должен быть основным девизом современного делопроизводителя; навыки делового общения и конструктивное восприятие критики в свой адрес. И конечно же знание своих профессиональных обязанностей по максимуму. Делопроизводитель несомненно должен любить и уважать свою профессию. Если все эти качества и характеристики будут присутствовать в его характере, то он сможет стать настоящим профессионалом в данной области, а главное сможет привлечь внимание людей к такой профессии как делопроизводство.
Данная статья является кратким экскурсом по основным составляющим делопроизводства: рассмотрены истоки, технические средства, нормативная база и личность делопроизводителя.
Я выбрала для своей статьи именно эти компоненты, потому что, считаю, что они наиболее полно отражают всю основную характеристику делопроизводства от прошлого до настоящего.
Со временем данная профессия перенесет существенные трансформации, что связано с веком компьютеризации, но это, по моему мнению, и даст толчок развитию делопроизводства.
Список использованных источников:
1. Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М.В. Ларин. - М.: Научная книга, 2002.
2. Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. - М.:ИНФРА-М, 1999.
