РАЦИОНАЛЬНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ

РАЦИОНАЛЬНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ 

Кузьмина А.П.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования для инвалидов с нарушением опорно-двигательной системы «Московский государственный гуманитарно-экономический институт» (Волгоградский филиал)

usi-098@mail.ru 

Организационное проектирование (оргпроектирование) – означает процесс разработки и внедрения проектов рационализации управленческого труда на основе требований организации труда в сфере менеджмента и использования возможностей современной компьютерной и организационной техники с целью повышения эффективности труда персонала управления.

Оргпроектирование может включать в себя несколько стадий.

Первая стадия называется предпроектным исследованием, является важной составной частью подготовительных работ к исследованию и проектированию системы управления.

Вторая стадия исследовательских и проектных работ является органическим продолжением первой, заканчивается составлением технического проекта, отчего называется этапом технического проектирования (ТП).

Третий этап (стадия) исследований и проектирования носит название рабочего проекта (РП), на этой стадии рабочего проектирования детализируются организационные, технические и технологические идеи и решения, содержащиеся в техническом проекте.

Завершающей стадией работ по исследованию и проектированию является этап внедрения проекта. Внедрение проекта представляется как поэтапный процесс, предусматривающий последовательное осуществление комплекса организационно-технических мероприятий по совершенствованию системы управления, структуры аппарата управления, унификации систем документации, внедрению новых, современных технических средств, обучению работников новым приемам работы и т.д.

При проектировании новой организационной системы применяется большое количество методов оргпроектирования.

Изучение документов – один из основных общеобязательных методов, которым начинается обследование.

Метод наблюдения также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в учреждении на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда.

Опрос (интервьюирование) чаще всего позволяет проверить, уточнить и дополнить данные, полученные другими методами, и проводится вместе с ними.

Анкетирование – техническое средство конкретного социального исследования.

Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций и явлений с помощью чертежа.

Статистический метод предусматривает количественный учет однородных, повторяющихся операций и явлений.

Комплексный проект по рациональной организации делопроизводственного обслуживания может состоять из ряда разделов:

1. Структура, штаты и нормативные материалы по делопроизводственному обслуживанию

В настоящее время документационное обслуживание аппарата управления сосредотачивается в службах ДОУ, имеющих раз­личные названия: управления делами, общие отделы, секретариаты.

2. Доставка и экспедиционная обработка документов

Раздел оргпроекта «экспедиционная обработка документов» самостоятельно не выделяется и обычно разрабатывается в совокупности с таким разделом, как «Регис­трация документов» или входит составной частью в общий раздел «Организация рабо­ты с документами».

3. Регистрация документов и информационно-справочная работа

Наиболее прогрессивным способом пе­редачи документов является использование электронной почты, применение факсимиль­ных аппаратов для передачи информации по каналам телефонной связи и передачи ин­формации с помощью телетайпов. Однако для многих учреждений на сегодняшний день остается актуальной организация курьерс­кой службы, особенно для доставки докумен­тов ограниченного доступа.

4. Контроль за исполнением документов

В последнее время чаще всего применя­ется контроль за исполнением документов на базе ПЭВМ. Как правило, это самостоя­тельный проект, разработка которого ведет­ся совместно со специалистами 1Т-службы (отдела компьютерного обеспечения).

5. Составление и оформление документов, унификация и трафаретизация документов

Рекомендации по оформлению служеб­ных документов разрабатываются в том слу­чае, если в учреждении еще не внедрен го­сударственный стандарт на унифицирован­ные системы документации. В этом случае разрабатываются макеты бланков на ОРД и могут быть составлены отдельным докумен­том методические рекомендации (памятки) по составлению и оформлению документов в соответствии с требованиями ГОСТ.

6. Текущее хранение документов, номенклатура дел

Текущее хранение документов и форми­рование дел в соответствии с номенклату­рой дел на сегодня остается наиболее сла­бым звеном в организации делопроизвод­ства в учреждениях.

7. Архив учреждения

Для проектирования этого раздела необ­ходимы данные по объему документальных материалов, которые должны храниться в архиве. Они являются основой расчета не только численности работников архива, но и необходимых площадей и оборудования.

8. Организация рабочих мест, оснащение их оборудованием и средствами вычислительной и оргтехники.

Организация и оборудование рабочих мест в специализированных делопроизвод­ственных подразделениях разрабатываются в соответствующих разделах оргпроекта (эк­спедиция, регистрация документов и инфор­мационно-справочная служба, архив и др.).