ИСТОРИЯ И СОВРЕМЕННАЯ ПРАКТИКА ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Лушникова Ю.И.
ФГБОУ ВПО «Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik@mail.ru
История возникновения документов началась с появления письменности. И поскольку развитие последней прошло длительный путь, документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Так, с XII в. можно говорить о появлении специального аппарата, занимавшегося составлением, подготовкой и рассмотрением документов: это писцы княжеской, вотчинной и городской канцелярий. Устанавливались правила оформления документов, изложения содержания в зависимости от назначения и вида, вырабатываются правила их обработки. Создаются княжеские и государственные (архив Троицкого собора в Пскове) архивы.
В XV-XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы, появились законодательные указания о порядке документирования.
С 1970-х годов ХХ века в управление внедряются средства вычислительной техники и в этой связи начинается разработка автоматизированных средств управления (АСУ) для решения управленческих и производственных задач. Внедрение АСУ потребовало унификации документов. В середине 1970-х годов были утверждены первые унифицированные системы документации (УСД). УСД представляют собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В 1980-е годы переработана нормативно-методическая база хранения документов в делопроизводстве и архиве. В 1986 г. изданы «Основные правила работы ведомственных архивов», которые содержали правила хранения документов, формирования документов в дела, их экспертизы, учета и комплектования архива. Также в 1980-е годы разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции. На основе установленных формул трудозатрат можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили вышедшие в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам. Развитие делопроизводства в 1970-1980-е годы явилось основой для постановки делопроизводства в Российской Федерации [5].
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:
- Конституцию РФ;
- Гражданский, Административный, Трудовой, Уголовный Кодексы РФ
- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
- нормативные документы по организации архивного хранения документов;
- законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации [1].
Современную практику организации делопроизводства можно рассмотреть на примере отдела культуры и архивного дела администрации Кромского района Орловской области.
Администрация Кромского района является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления, она призвана самостоятельно решать вопросы, отнесенные действующим законодательством к ее компетенции. Обладает правами юридического лица, имеет флаг, герб, печать с изображением герба муниципального образования, другие печати, штампы, бланки со своим наименованием, расчетный счет.
В своей деятельности администрация Кромского района руководствуется Конституцией РФ, Федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законами Орловской области и иными нормативными правовыми актами, Уставом Кромского района Орловской области и иными муниципальными правовыми актами.
В качестве одного из структурных подразделений администрации выступает отдел культуры и архивного дела. Порядок деятельности отдела фиксируется и регулируется такими организационно-правовыми документами, как Устав Бюджетного муниципального учреждения «Центр культуры и досуга Кромского района», Положение об отделе культуры и архивного дела администрации Кромского района Орловской области, Инструкция по делопроизводству в отделе культуры администрации Кромского района Орловской области, Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) отдела культуры администрации Кромского района Орловской области, Положение об архиве отдела культуры администрации Кромского района Орловской области.
Сам отдел представлен такими сотрудниками, как начальник отдела культуры и архивного дела и главный специалист. Прочие отсутствуют. Хотя в инструкции по делопроизводству и прописано, что многие операции по работе с документами должны выполняться секретарем.
Также согласно этой инструкции в отделе культуры регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Документы, требующие ответа и исполнения, ставятся на контроль.
Вся входящая, исходящая и внутренняя документация для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел, которая представляет собой классификационный справочник структурного типа. Формирование дел осуществляется работниками отдела культуры и архивного дела. На каждое дело составляется опись. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке. При составлении номенклатуры дел, в процессе их формирования, при проверке правильности отнесения документов к делам и подготовке их к передаче на хранение проводится экспертиза ценности документов.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в отделе культуры создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в отделе культуры непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством специалистов архивного отдела администрации района.
Список использованных источников:
1. Варламов Н.Б. История развития нормативно-методической базы ДОУ. - СПб, 2004.
2. Информационные технологии управления: учеб.-практ. пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с.
3. Илюшенко М.П. История делопроизводства в России (до 1917 г). - М.: РГГУ, 2007. – 133 с.
4. Лукашевич А.А. К истории делопроизводственной документации России XVIII в. // Отечественные архивы. - 2004. - № 4. - С. 12-18.
5. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М.: Просвещение, 1986.
