ПРОБЛЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СФЕРЕ ЖКХ НА ПРИМЕРЕ УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ Г.СУРГУТА
Москаленко М.С.
Сургутский государственный педагогический университет
mari-moska@yandex.ru
Важным направлением проводимых в России преобразований является совершенствование системы управления, вызванное необходимостью стабилизации социально-экономической ситуации в стране. Одним из показателей стабильности и благополучия жизнедеятельности общества является эффективное функционирование жилищно-коммунальной сферы.
Жилищно-коммунальная сфера - наиболее сложная и важная часть городского хозяйства, деятельность которой направлена на предоставление жителям региона услуг по техническому и санитарному обслуживанию зданий, проведение необходимых ремонтных и профилактических работ, обеспечение необходимыми ресурсами (вода, газ, электрическая и тепловая энергия) для создания комфортных условий проживания и работы [1].
Общество с ограниченной ответственностью «Управляющая компания» (далее по тексту – Управляющая компания) является юридическим лицом, обеспечивающим ведение муниципального жилищного фонда, управление общим имуществом жилых домов, обеспечением технического и санитарного содержания жилых домов, его составных частей, а также обеспечения возможности использования недвижимого имущества по его назначению.
Управляющая компания организовывает круглосуточную работу аварийно-диспетчерской службы, которая принимает заявки от жителей дома на срочный выезд в результате поломки одной из систем снабжения дома. Соответственно договору, который заключается с Управляющей компанией, в ее обязанности входит содержание дома согласно санитарным требованиям.
Организационная структура Управляющей компании достаточно проста, но четко не определена на предприятии. Условно ее можно разделить на три структурных подразделения: Основное подразделение, Производственное подразделение и бухгалтерия. В Основное структурное подразделение входят следующие лица: директор, заместитель директора, специалист абонентского отдела, паспортист, делопроизводитель. К Производственному подразделению относятся: 2 мастера участка жилого фонда, 2 сантехника, 3 уборщицы, 2 плотника. К бухгалтерии соответственно относится бухгалтер. Таким образом, штатная численность Управляющей компании включает в себя 15 человек, работающих на постоянной основе [2]. В связи с производственной необходимостью, ежегодно и периодически, например, для покраски детских площадок в летний период, на сезонные работы принимается 10-15 человек.
В процессе деятельности Управляющей компании создается значительное количество разнообразных документов. Кроме того Управляющая компания достаточно тесно взаимодействует с Администрацией города Сургута, а также с другими организациями и учреждениями. Результаты этого сотрудничества также документируются. В силу этого виды документов, образующихся в деятельности Управляющей компании, весьма различны. Немалое место среди них занимают организационно-распорядительные документы.
Анализ системы делопроизводства в Управляющей компании выявил ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.
В Управляющей компании отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время в организации 15 человек - только паспортист и главный специалист абонентского отдела выполняют функции, связанные с документационным обеспечением. Оба сотрудника имеют незаконченное высшее образование, не имеющее отношения к ДОУ.
Серьезным нарушением требований к рациональной организации делопроизводства является отсутствие в учреждении каких-либо локальных нормативно-методических актов, регламентирующих работу с документами: отсутствуют бланки конкретных видов документов (кроме бланка письма и общего бланка), при оформлении документов не используются общегосударственные нормативы по оформлению документов, не разработана инструкция по делопроизводству, отсутствуют должностные инструкции сотрудников, осуществляющих документную деятельность и т.п..
Общие бланки и бланки писем для организационно-распорядительной документации разработаны с нарушениями.
Анализируя методы составления исходящих писем сотрудниками Управляющей компании, можно отметить, что существующий бланк для писем используется только в Основном структурном подразделении, сотрудники прочих подразделений, например, бухгалтерии при написании писем его не используют, руководствуясь собственными представлениями о составлении и оформлении документации. На ряде писем не проставлены реквизиты «Код формы документа», «Код организации», неправильно оформлен реквизит «Адресат», отсутствует отметка об исполнителе документа и направлении документа в дело. Требования к размерам полей писем также не соблюдаются.
Приказы по основной деятельности также оформляются с нарушением ГОСТ Р 6.30-2003. В них отсутствуют реквизиты: «Место составления или издания документа», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле», «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, неверно составляется текст приказа: нет разделения текста на констатирующую и распорядительную части. Для оформления приказа не используется имеющийся в организации общий бланк.
В Управляющей компании получение и учет корреспонденции не входят в перечень обязанностей ни одного из сотрудников, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают зачастую разные лица. Это нередко приводит к утрате корреспонденции или ее несвоевременному получению подразделениями. Кроме того, не всегда ведется регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.
Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.
Из проведенного анализа следует, что:
- документы в Управляющей компании составляются и оформляются с нарушением требований ГОСТ Р 6.30-2003;
- необходимо издать внутренние нормативные документы, на базе которых сотрудники организации смогут осуществлять эффективную работу по документированию и делопроизводству в целом;
- следует организовать централизованное оформление документов одним сотрудником, знающим требования делопроизводства.
Отсюда следует, что необходимо провести глобальную реорганизацию системы делопроизводства Управляющей компании. В первую очередь необходимо разработать систему регистрации входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через сотрудника, который будет заниматься непосредственно регистрацией и ведением контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.
Список использованных источников:
- Борисова П. А. Актуальные проблемы в сфере жилищно-коммунального хозяйства //[ электронный ресурс] – режим доступа. - URL: http://www.rae.ru/forum2012/286/1965 (дата обращения 17.02.2014)
- Штатное расписание Управляющей компании. Сургут, 2012. 2 с.