ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В МБДОУ ДЕТСКИЙ САД КОМБИНИРОВАННОГО ВИДА №11
Полякова Н.Н., Хрипунова Е.А.
ФГБОУ ВПО «Орловский государственный университет»
mia5789@yandex.ru, nadia.polyakowa@ yandex.ru
В процессе деятельности детского сада создаются различные виды документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Быстрый поиск и использование этих документов возможны лишь при четкой их классификации [3]. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, по установленной форме [4].
Она предназначена для группировки родственных документов в дела, систематизации учета дел, определении сроков хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-справочной системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет). Номенклатура дел в детском саду составлена заведующим, пересматривается она в соответствии с требованиями ежегодно.
Построена номенклатура дел по функциональному принципу, введена в действие приказом заведующего детским садом, что соответствует современным потребностям [6].
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. В учреждении не соблюдается этот принцип, в течение всего года ведется всего две папки: «входящая документация» и «внутренняя документация» [2]. Папка с внутренними документами содержит все организационные, распорядительные и исходящие документы, созданные в учреждении. В папке «входящие документы» хранятся документы, которые поступают из других учреждений.
Формирование дела состоит из ряда операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел.
Дело - это документ или группа документов по одному или родственным вопросам. Объединяющим фактором при формировании дела является не только сущность вопросов, отраженных в документах дела, но и срок хранения документов. В одно дело помещаются документы только с одинаковыми сроками хранения. Если в процессе ведения делопроизводства сформированы дела, объединяющие документы с разными сроками хранения, то при передаче их на хранение необходимо переформировать дела. Делопроизводитель не соблюдает правила формирования документов в дело. При формировании в дело помещаются документы с разными сроками хранения и разные виды документов, что, в свою очередь, затрудняет последующую работу с документами и их поиск.
Документы текущего года хранятся в приемной заведующего детским садом, в закрытом шкафу. При формировании дел соблюдаются следующие правила:
1) в дело подшиваются только исполненные документы;
2) в дело подшиваются документы в одном экземпляре;
3) в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;
4) документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;
5) в дело помещают не более 250 листов.
Подготовка документов к хранению включает ряд работ подготовительного характера: проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформлению дел, составление описей дел и актов об уничтожении документов и дел. Это предусмотрено требованиями Федерального закона «Об архивном деле в РФ» [5].
МБДОУ Детский сад комбинированного вида №11 относится к источнику комплектования Мценского городского архива Орловской области. Согласно существующему порядку комплектования архива документами образовательных учреждений документы с постоянными сроками хранения передаются в ведомственный архив из образовательного учреждения один раз в 5 лет. Основными видами документов с длительными сроками хранения являются:
- распорядительные документы по основной деятельности и по личному составу;
- бухгалтерские документы по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Ежегодная экспертиза ценности документов МБДОУ Детский сад комбинированного вида №11не проводится, экспертная комиссия не существует. Это объясняется тем, что объем документооборота небольшой, они занимают немного места, поэтому, по мнению администрации, нет необходимости в упорядочении дел.
С течением времени объем документов, требующих рассмотрения экспертной комиссией, будет расти, поэтому наиболее приемлемым вариантом обеспечения рациональной работы экспертной комиссии учреждения является ежегодный отбор документов, утративших свою практическую ценность и их уничтожение [7].
Все дела, независимо от сроков хранения, хранятся в архиве учреждения, который представляет собой помещение, приспособленное для хранения документов. Передача документов на хранение в архив осуществляется по мере накопления документов [1].
Освещение архива минимальное, на окнах - светонепроницаемые шторы. В помещении поддерживается оптимальный температурный режим хранения: 18-20 градусов. Документы размещаются на стеллажах, которые расположены перпендикулярно оконным проемам с целью защиты документов от светового воздействия. Архивное помещение подвергается влажной уборке. Однако в учреждении не соблюдаются все требования, предъявляемые к архивным помещениям. Так, например, стены в архиве оклеены обоями, а это запрещено, так как обои являются легковоспламеняющимся материалом. Доступ к архивным документам имеют только делопроизводитель и заведующий.
Список использованных источников:
- Федеральный Закон Российской Федерации 22 октября 2004 г. № 125- ФЗ (ред. от 27.07.2010 № 227-ФЗ) «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Закон Орловской области от 06.07.1999 N 109-ОЗ (ред. от 30.05.2006)"Об архивном деле в Орловской области.
- Приказ Министерства народного образования РСФСР от 20.09.88 №41 «О документации детских дошкольных учреждений».
- Основные правила работы архивов организации. - М., 2002.
- Кузнецов С.Л. Новая концепция архивного дела в Российской Федерации//Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2013. - №1.
- Шалатонова Полина. Составляем номенклатуру дел на следующий год// Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - №11. - С. 78.
- Шалатонова Полина. Документирование уничтожение документов с истекшими сроками хранения// делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - №10. - С. 58-70.