ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Сячинова В.В.
Государственная бюджетная организация среднего профессионального образования
Колледж сферы № 3, г. Москва
olga1-92@mail.ru
Общий порядок организации работы экспертных комиссий и их функции можно найти в "Основных правилах работы архивов организаций". Экспертная комиссия создается приказом руководителя в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников, имеющих большой опыт работы и неплохо знакомых с отраслью. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:
• сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;
• сотрудника, ответственного за архив;
• специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;
• специалиста по обеспечению защиты информации и др.
В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.
Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.
Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:
• пересоставляемая номенклатура дел;
• описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
• акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;
• комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;
• предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;
• предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел [1].
Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ.
К основным задачам экспертной комиссии можно отнести:
• рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
• организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
• рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;
• рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении) проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
• рассмотрение описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
• рассмотрение описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;
• рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.
Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.
Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты .
Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.
Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, дублетный документ также следует оставить на хранение.
Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.
Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.
Заседания экспертных комиссий протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
По результатам экспертизы ценности документов составляются следующие документы:
опись дел постоянного срока хранения;
опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
опись дел по личному составу;
акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению [2].
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.
Список использованных источников:
- Быкова Т.А. Делопроизводство / Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. – М.: МЦФЭР, 2011. – 215 с.
- Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пособие / Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2014. – 348 с.