ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В УПРАВЛЕНИИ ПО ОХРАНЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ОБЪЕКТОВ ЖИВОТНОГО МИРА, ВОДНЫХ БИОРЕСУРСОВ И ЭКОЛОГИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Хрипунова Е.А., Полякова Н.Н.
ФГБОУ ВПО «Орловский государственный университет»
mia5789@yandex.ru, nadia.polyakowa@ yandex.ru
Неотъемлемой функцией и важной составляющей частью делопроизводственного процесса является контроль за исполнением документов. В Управлении существует перечень документов, подлежащих контролю исполнения, составленный в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. Результаты исполнения документов специалист приемной отмечает и на самом документе и регистрационно-контрольной карточке автоматизированного учета, что позволяет вести контроль за исполнением документов на уровне специалиста приемной, но и на уровне начальника Управления [6].
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действии и контроль местонахождения документа [3].
В деятельности Управления применяются оба вида контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль над исполнением документа, относящийся к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.
Общий контроль над исполнением в установленный срок документов осуществляет специалист приемной начальника Управления [4].
Контроль над исполнением нормативных правовых актов по содержанию, полноте, своевременности и срокам исполнения осуществляется руководителями структурных подразделений Управления.
Контроль над исполнением обращений граждан осуществляет специалист приемной начальника Управления [1].
Для осуществления контроля по существу затронутых в документе вопросов заместителем начальника Управления и руководителями структурных подразделений оформляются контрольные дела. В делах находятся копии контролируемых документов, справки, докладные записки, ответы, протоколы совещаний и другие материалы, необходимые для полного исполнения документа.
Заместителем начальника Управления и руководителями структурных подразделений в контрольные дела заносятся все отметки о ходе исполнения документов, об изменении сроков.
Специалисты, которым поручено осуществлять контроль над исполнением документов, проверяют фактическое исполнение документа, запрашивают отчеты и информацию о ходе его выполнения, готовят итоговые справки, отчеты об исполнении документа.
Начальник Управления может по своему усмотрению осуществлять контроль над исполнением любого документа. Если начальник Управления возложил обязанность по контролю над исполнением документа одновременно на двух или более исполнителей, то организацию исполнения осуществляет ответственное лицо, указанное в резолюции первым. Указанное лицо докладывает начальнику Управления о результатах исполнения документа и несет ответственность за соблюдение сроков исполнения документа [7].
Документ считается исполненным и может быть снят с контроля, когда решены все поставленные вопросы и об этом извещены заинтересованные организации и лица.
Порядок осуществления контроля над исполнением документов утвержден Регламентом Управления по охране и использованию объектов животного мира, водных биоресурсов и экологической безопасности.
В Управлении используется автоматизированная система «1С: Делопроизводство», которая позволяет иметь сведения о сроках исполнения документов согласно резолюциям на каждый день [5]. Руководители структурных подразделений готовят справки о причинах нарушения сроков исполнения отдельных видов документов за три дня до указанного срока в резолюции начальника Управления и представляют справку начальнику Управления. Схематично порядок осуществления контроля за ходом исполнения документов в Управлении можно представить следующим образом (Рис. 1):
Рис. 1 Общий процесс осуществления контроля над исполнением документов в Управлении
В общем процессе организации контроля над исполнением документов в Управлении существуют единые принципы работы, изложенные в Инструкции по делопроизводству [2]. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему. Специалист приемной Управления помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в регистрационно-контрольную карточку.
Специалист приемной Управления проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки специалист проводит анализ исполнения документов и в случае существенной задержки исполнения делает доклад начальнику Управления для принятия экстренных мер.
Ежемесячно специалист приемной Управления подает сводку в Управление документационного и технического обеспечения аппарата губернатора и правительства области о ходе и результатах исполнения документов.
Таблица: Сводка об исполнении документов по состоянию на ___________
|
Наименование подразделения |
Документы на контроле |
Из них |
||||
|
Всего |
Поступило в предыдущем месяце |
Исполненные в срок |
Исполняемые в срок |
С продленным сроком исполнения |
Не исполненные в срок |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
По итогам работы Управления в 2012 году Управлением документационного и технического обеспечения аппарата губернатора и правительства области была проведена проверка исполнения документов. Справка по итогам проверки не содержит замечаний. Следовательно, система организации контроля исполнения документов в Управлении работает эффективно.
Список использованных источников:
