ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «БОНДАРСКИЙ СЫРОДЕЛЬНЫЙ ЗАВОД»
Баженова Г.В.
Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
В настоящее время, в условиях стремительного развития рыночных отношений, от того насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним на всех этапах его происхождения, зависит правильность и своевременность принятия управленческого решения.
Общество с ограниченной ответственностью «Бондарский сыродельный завод» создано в 2010 году решением общего собрания учредителей. Основным видом деятельности ООО «Бондарский сыродельный завод» является производство и переработка молочных продуктов.
Вследствие небольшой потребности ООО «Бондарский сыродельный завод» в документированной информации, обязанности по подготовке и обработке управленческих документов возложены на секретаря.
Нормативно-правовая база ДОУ ООО «Бондарский сыродельный завод» представлена Федеральными законами, Гражданским и Трудовым кодексами, Государственными отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также разработанными внутренними локально-нормативными, организационно-распорядительными, нормативно-методическими и иными документами, конкретизирующими порядок обеспечения потребностей предприятия в документированной информации с учетом особенностей управления и функционирования предприятия. В целях установления единых правил ведения делопроизводства в ООО «Бондарский сыродельный завод» разработана инструкция по делопроизводству.
На предприятии ведется составление и оформление организационных (Устав, положение о структурных подразделениях, штатное расписание), распорядительных (приказы по основной деятельности), информационно-справочных (справки, докладные записки, объяснительные записки, акты, телефонограммы, письма) и кадровых документов (личные заявления работников, трудовые договоры, трудовые книжки, приказы (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 и №Т-1а), личные карточки (форма № Т-2), приказы (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5 и №Т-5а), приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма № Т-6 и №Т-6а), график отпусков (форма № Т-7), приказы (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) (форма №Т-8 и №Т-8а), приказы (распоряжения) о направлении в командировку (форма №Т-9 и №Т-9а), командировочные удостоверения (форма №Т-10), приказы (распоряжения) о поощрении (форма №Т-11 и №Т-11а), табель учета рабочего времени (форма № Т-13), личные дела).
Документооборот в ООО «Бондарский сыродельный завод» образуют три документопотока: входящие, исходящие и внутренние документы. На предприятии в настоящее время не проводится систематический учет количества обрабатываемых документов, то есть учет объема документооборота. Также на предприятии отсутствует перечень документов, не подлежащих регистрации. Отсутствие фиксации итогового контроля документов в виде обобщения и анализа данных исполнения документов способствует нарушению строгой исполнительской дисциплины.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - это создание условий для их использования в справочной работе организации.
Организация текущего хранения документов в ООО «Бондарский сыродельный завод» обладает рядом недостатков. Несмотря на то, что ООО «Бондарский сыродельный завод» существует несколько лет, номенклатура дел на предприятии не составлена. Формирование дел проводится не по номенклатуре дел, а по номинальному, предметно-вопросному, корреспондентскому или хронологическому признакам заведения дел. При оформлении обложек дел постоянного, долговременного и временного сроков хранения не оформляются такие реквизиты как «индекс дела по номенклатуре» и «заголовок дела по номенклатуре». В структуре ООО «Бондарский сыродельный завод» до настоящего времени отсутствует такое подразделение, как архив. Дела и документы беспрепятственно выдаются секретарем или руководителями структурных подразделений. При этом на место документа изъятого из дела для временного пользования не ставится лист-заместитель, а на выданное дело целиком, не заполняется карта-заместитель. Также существенным недостатком в ООО «Бондарский сыродельный завод» является отсутствие экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов, не разработано Положение, которое бы регламентировало ее деятельность.
Для выработки мер по совершенствованию документационного обеспечения управления предприятия необходимо:
- составить и применять при оформлении документов альбом форм и табель форм документов;
- использовать автоматизированную систему для электронной регистрации документов, которая позволит обеспечить учет объема документооборота и полный контроль за движением и регистрацией документов, а так же исполнительской дисциплиной;
- разработать перечень нерегистрируемых документов;
- на основе разработанной нами сводной номенклатуры дел разработать номенклатуры дел структурных подразделений и ввести их в действие;
- создать архив как подразделение в составе службы управления персоналом, функции архивариуса в качестве внутреннего совместителя возложить на секретаря;
- создать постоянно действующую экспертную комиссию и разработать Положение, которое бы регламентировало ее деятельность.
Реализация выше предложенных рекомендаций позволит добиться существенного усовершенствования документационного обеспечения управления ООО «Бондарский сыродельный завод», как с качественной, так и с количественной точки зрения.
