ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ЗНАМЕНСКИЙ СГЦ»
Ганцелевич О.Р.
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Орловский государственный институт искусств и культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
С 2006 года агрохолдингом «Эксима» на территории Орловской области создается Селекционно-Генетический Центр по свиноводству мирового уровня.
В рамках концепции развития свиноводства России на основе создания системы генетических центров и специализированных на откорме хозяйств на период 2008 - 2020г.г., утвержденной на выездном заседании коллегии Минсельхоза России 14 ноября 2008г. в г.Орле, Знаменский Селекционно-Генетический Центр является пилотным проектом в Российской Федерации, по образцу которого планируется в ближайшее время создать еще 6 (шесть) аналогичных центров с целью выхода России на европейский уровень производства свинины на душу населения [2].
Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением ООО «Знаменский СГЦ». Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.
Но мало принять человека на работу. Найм, увольнение, перемещение любого сотрудника должны быть документально оформлены, в соответствии с законодательством страны. За правильностью кадровой документации следят еще и контролирующие органы в сфере труда. Для каждой должности прописаны должностные инструкции, инструкции по технике безопасности, а также технологические или производственные. Все они заверяются руководителями, отдел кадров следит за ознакомлением с ними сотрудников, ведет журналы учета инструктажа.
Бумажный документооборот отдела кадров ООО «Знаменский СГЦ» представлен следующими системами документации:
1. Организационно-распорядительная (приказы: о режимах рабочего времени, о переводе работника(-ков) на другую работу, о приеме работника(-ков) на работу, о прекращении трудового договора с работником(-ками), о предоставлении отпуска работнику(-кам), о направлении работника(-ков) в командировку, о поощрении работника(-ков), приказ на доплату;
2. Правовая (устав, положение об отделе, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание);
3. Плановая (планы, график отпусков);
4. Договорная (трудовые договоры);
5. Отчетная (ведомственные статистические наблюдения);
6.Информационно-справочная (служебные записки, служебное задание, докладные записки, справка, записка-расчет при прекращении трудового договора с работником, командировочное удостоверение).
В ходе изучения организационно-правовых документов отдела кадров были выявлены следующие недостатки:
- отсутствие инструкции по делопроизводству;
-отсутствие в имеющихся должностных инструкциях главы «Взаимоотношения».
Отдел должен обеспечить не только правильный документооборот компании, но и успешность ее дел с помощью грамотной кадровой политики. Повышая управляемость, мотивацию и сплоченность сотрудников, эта структурная единица позволяет многим компаниям снижать текучесть кадров и расходы на подбор персонала[3].
В отделе кадров ООО «Знаменский СГЦ» электронный документооборот пока не приобрел должного статуса и развит не слишком хорошо. Имеется возможность отправлять документы по факсу, сканировать и отправлять их по электронной почте, что позволило ускорить передачу документов между участниками документооборота.
Достоинствами постепенного внедрения электронного документооборота в отдел кадров являются:
- Повышение производительности организации - на поиск нужных документов и информации тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством;
- Мгновенный доступ к актуальной информации - быстрый доступ к последним версиям документа;
- Быстрый поиск «пропавших» документов;
- Уменьшение материальных издержек;
- Электронный документооборот значительно сократит расходы организации;
- Улучшение взаимодействия между филиалами и другими структурными подразделениями;
- Коллективная работа с документами - позволяет одновременно работать разным пользователям с одним и тем же документом;
- Снижение расходов на архивное хранение документов;
- Защита документов от повреждений - использование СЭД позволяет снизить риски вследствие пожара и других форс-мажорных обстоятельств
[1, с. 43].
Основное программное средство, предназначенное для создания электронных документов в отделе кадров представлено программой «Зарплата и управление персоналом 8.2» платформы «1С: Предприятия 8». Она позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.
Таким образом, отдел кадров ООО «Знаменский СГЦ» вплотную подошел к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. И это диктуется растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации персонала и т. д. Ведение личных дел в нём давно уже разделяется на оформление и хранение соответствующей информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Причем, как правило, бумажные документы хранятся только для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Непосредственная же работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных.
Хранение и ведение документов в электронных базах данных очень удобно. Все современные средства автоматизации кадрового учета поддерживают эти технологии и формируют по требованию пользователя документы на основе уже существующих: например, копии приказов и различного рода выписки.
К сожалению, полностью избавиться от бумажных документов пока нет возможности, т.к. государством значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но уже то, что в организации начал работать электронный документооборот говорит о том, что организация стремится сделать все для оптимизации работы над документами.
Список использованных источников:
1.Кузнецов, С.Л. Проблемы перехода к электронным документам: взгляд архивиста / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2011. – № 4. – С. 42 - 45.
2. Официальный сайт ООО «Знаменский СГЦ» по адресу: http://www.nsgc.ru/
3. Делопроизводство и электронный документооборот по адресу: www.termika.ru
