ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ: СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
Деева А.М.
ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
Организация работы с документами – одна из оставных частей процессов и принятия управленческих решений, существенно влияющих на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательной организации тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе образовательным организациям требуется системный подход к управлению документами.
В целях рациональной организации службы документационного обеспечения управления, строгого соблюдения действующих нормативных и методических документов в сфере документации и информации в ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры» разработана инструкция по делопроизводству. Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в институте, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в институте, устанавливаются так же положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников института.
К структурным подразделениям, организующим документооборот ОГИК, относятся:
- Ректорат: издает приказы, распоряжения по структурным подразделениям, разрабатывает положения института;
- Деканаты: издают распоряжения по обучающимся, хранят личные карточки обучающихся, регистрируют документы, сдают документы в архив и т.д.;
- Кафедры: получают документы, издают их, хранят учебные планы, ведут протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.;
- Отдел кадров: хранит личные дела сотрудников и обучающихся, ведет трудовые книжки, готовит приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.;
- Бухгалтерия: выдает заработную плату и стипендию, справки о заработной плате, ведет прием денежных средств от обучающихся и т.д.
- Канцелярия: ведет прием, учет, регистрацию поступающих, внутренних и отправляемых документов; разрабатывает нормативные и методические документы по делопроизводству; разработка сводной номенклатуры дел института, обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений; осуществление контроля за порядком формирования дел в структурных подразделениях, их хранением и использованием и т.д.
- Архив: обеспечивает сохранность и использование документов; принимает документы из структурных подразделений института; ежегодно проводит экспертизу ценности документов; составляет и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения; подготавливает к передаче и передает на государственное хранение документы с истекшими предельными сроками ведомственного хранения и т.д.
В Орловском государственном институте культуры с 1972 года работает и постоянно действует приемная комиссия – структурное подразделение, созданное для профессиональной ориентации поступающих, организации качественного их приема, оформления документов и проведения вступительных испытаний.
Приемная комиссия выполняет широкий спектр задач, которые начинаются еще до момента подачи документов на зачисление в образовательную организацию. Она является своеобразным посредником между институтом и поступающими. В перечень основных документов, регламентирующих деятельность приемной комиссии, входят: Устав федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Орловский государственный институт культуры»; Положение о приемной комиссии в ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры»; Положения об экзаменационной комиссии, о вступительных испытаниях, об апелляционной комиссии, Приказ «Об утверждении приемной комиссии института»; Приказ «О технической комиссии» и т.д. К ним относиться так же номенклатура дел приемной комиссии, являющаяся важным инструментом организации делопроизводства и построения информационно-поисковой системы по документам приемной комиссии.
Герасимова Л.Н. к наиболее важным функциям приемной комиссии, которые требуют документационной поддержки, относит:
- переписку по вопросам приема;
- допуск поступающих к сдаче вступительных испытаний;
- формирование предметных экзаменационных комиссий, апелляционной комиссии и организация контроля над их деятельностью;
- организацию консультаций для поступающих по вступительным испытаниям;
- проведение вступительных испытаний;
- проведение конкурсного отбора и зачисление поступающих;
- подготовку отчетов и направление их в установленные сроки учредителям и Министерству образования и науки РФ;
- подготовку предложений по совершенствованию организации приема и деятельности приемной комиссии;
- иные функции, предусмотренные порядком приема в вуз, не противоречащие законодательству РФ [1].
К основным направлениям деятельности относиться прием документов, их оформление, хранение, обработка и внесение персональных данных в федеральную информационную систему (ФИС) и т.д. Работа с документацией –важнейшая составляющая деятельности приемной комиссии, эффективность которой зависит от правильной организации документооборота института. Таким образом, приемная комиссия – это особое структурное подразделение, требующее своего специального документационного обеспечения управления.
Деятельность технических секретарей приемной комиссии отличается от деятельности секретарей деканата, лаборантов и т.д. В связи с постоянной сменой технических секретарей, периодическим изменением и дополнением законодательной документации по правилам приема поступающих, нужны определенные меры по совершенствованию процесса документационного обеспечения деятельности приемной комиссии: разработка должностных инструкций технических секретарей, ознакомление с Положением о приемной комиссии, с инструкцией по делопроизводству и т.д.
Так как основная инструкция по делопроизводству института не включает документы приемной комиссии, появляется необходимость в создании специальной инструкции по делопроизводству, ориентированной на документирование деятельности и организацию работы с документацией приемной комиссии. В данной инструкции необходимы разделы, аналогичные инструкции по делопроизводству института, но серьезно отличающиеся по содержанию и видам документов.
Инструкция по делопроизводству приемной комиссии полностью регламентирует процесс документационного обеспечения ее деятельности, что значительно облегчит обучение нового персонала и повысит эффективность работы с документацией в данном структурном подразделении.
Список использованных источников:
1. Герасимова Л.Н. Оптимизация документационного обеспечения деятельности приемной комиссии вуза / Л.Н. Герасимова, А.О. Широков // Делопроизводство. – 2014. - № 3. – С. 70-74.