ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Борисова И.С.
Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
Одним из наиболее важных аспектов в сфере делопроизводства является экспертиза ценности документов. Она призвана решать такие важные задачи, как отбор наиболее ценных документов, определение сроков их хранения и др. Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами.
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно [5].
Экспертиза ценности документов – один из основных и ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке, в результате которой осуществляется комплектование госархивов полноценными документами по истории учреждений [2].
Начиная с XVIII в., в России формировалась система правовых и нормативно-методических пособий. Впервые сроки хранения документов в нашей стране были установлены «Генеральным регламентом» в 1720 г. В XIX в. данные вопросы регламентировались некоторыми нормативными актами Военного и других ведомств. В течение XX в. формируется система типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения [6].
Свое широкое развитие экспертиза ценности документов получила в XIX веке, в связи с заполнением архивов, что привело к значительному уничтожению целого комплекса документов.
В 1873 г. при Министерстве народного просвещения была образована Временная Комиссия об устройстве архивов. Комиссия признала обоснованным распределение дел на три разряда (постоянного хранения, временного хранения и подлежащих уничтожению). Временная комиссия и сам Н.В.Калачов резко выступали против хищнического уничтожения материалов. Определенное значение для практики имел тезис Н.В.Калачова о том, что материалы нельзя уничтожать до их сдачи в архивы. Основываясь именно на нем, в период с 1875 по 1885 гг. удалось временно приостановить уничтожение источников ведомствами [3].
Современные экспертиза ценности документов и комплектование архивов ведут начало с 1920-х годов. Первыми декретами по архивному делу было сформулировано принципиальное положение экспертизы ценности документов, которому архивисты следуют и в настоящее время: хранить только то, что имеет значение «для изучения каждой жизни в ее проявлениях» [1].
Архивоведение 1920-х гг. XX в. не располагало аппаратом оценки научного значения документов, не существовало теории экспертизы, не употреблялся термин «экспертиза ценности документов». Разработка такого аппарата в достаточно полном виде осуществлена во второй половине 30-х гг. XX в., что свидетельствовало о начале формирования архивоведческой теории экспертизы. Дальнейшее развитие теории экспертизы было связано с использованием достижений источниковедения (в форме источниковедческого подхода) и теории информации (в форме информационного подхода) [7].
В 20-30 годы XX века в России сформировались экспертные органы: экспертные и экспертно-проверочные комиссии (ЭК и ЭПК) для определения ценности документов [2].
ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы, на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания [4].
Нормативно-методические документы 1940-х - 1950-х гг. определяли основную задачу экспертизы ценности документов как отбор документов на хранение и уничтожение. Положение о Государственном архивном фонде 1958 г. внесло существенные уточнения в организацию и методику экспертизы ценности документов. На первое место выдвигалась задача отбора документов на хранение [1].
В последующие годы (1950-1960-е) было проведено исследование проблемы повторения документной информации; разработана теория определения источников комплектования государственных архивов; заложены основы и апробированы положения выборочного отбора документов; совершенствовалась система критериев оценки документов и методов их отбора; проведено исследование документных комплексов отраслей народного хозяйства и социально-культурной сферы; совершенствовалась нормативно-методическая база экспертизы ценности документов и комплектования архивов [1].
В 1977 г. Главархив СССР разработал и опубликовал типовые положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) и о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения. В них указаны правовые положения и функции комиссий, также порядок их работы и взаимоотношения с ЦЭПК и ЭПК. Основное назначение этих комиссий — проведение практической и методической работы по экспертизе ценности документов и осуществление руководства и координации деятельности ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций [4].
В 1970-1990-е годы XX в. ВНИИДАД при участии архивных учреждений были подготовлены следующие документы: «Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на государственное хранение» (М., 1976); «Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу» (М., 1976); «Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах» (М., 1988); «Отбор на государственное хранение, фондирование, описание, учет документов источников комплектования выборочного приема: методические рекомендации» (М., 1990); «Отбор на государственное хранение предложений, заявлений, жалоб граждан: методические рекомендации» (М., 1991); «Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов: методические рекомендации» (М., 1993). Перечисленные пособия содержат общие подходы, методы, приемы оценки и отбора на госхранение соответствующих видов документов [7].
В последующие годы было проведено исследование повторения дублетной информации; разработана теория определения источников комплектования государственных архивов; заложены основы и апробированы положения выборочного отбора документов; совершенствовалась система критериев оценки документов и методов их отбора; проведено исследование документных комплексов отраслей народного хозяйства и социально-культурной сферы; совершенствовалась нормативно-методическая база экспертизы ценности документов и комплектования архивов [1].
Начиная с 2007 года, идут поиски наиболее оптимальных форм и методов отбора документов на основе дифференцированного подхода к ценности различных категорий документов по личному составу, включая возможности использования выборочных методов отбора. Мнение о целесообразности постоянного хранения всех личных дел высказывается рядом архивистов. Отбор на государственное хранение документов по личному составу нуждается в дальнейшем исследовании как часть проблемы отбора массовых документов. Целевая комплексная экспертиза ценности документов предполагает: выявление и экспертизу ценности документов с повторяющейся информацией, выделение к уничтожению документов, не имеющих научно-исторической ценности; определение наиболее рационального распределения документов внутри взаимосвязанного комплекса архивных фондов; восполнение состава документов взаимосвязанных фондов. Целевая комплексная экспертиза документов проводится на основе общих критериев экспертизы и специфических критериев отбора документов с повторяющейся информацией. Ведущая роль среди общих критериев принадлежит критерию значения информации, заключенной в документе [7].
На момент 2014 года отдельные сроки хранения документов органов власти всех уровней, государственных и коммерческих организаций закреплены законодательно, а также в различных правилах, положениях, инструкциях. Некоторые сроки ведомственного хранения документов установлены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Негосударственные организации часто опираются на сроки исковой давности. Однако основными документами, применяемыми в процессе экспертизы ценности, являются перечни, право утверждения которых принадлежит Федеральному архивному агентству и другим государственным органам. Современные перечни делятся на два типа: перечни документов постоянного хранения и перечни документов с указанием сроков хранения, которые могут быть типовыми, ведомственными и примерными. Главный недостаток данной системы – несогласованность разных нормативных актов друг с другом в определении сроков хранения одних и тех же документов, в том числе электронных [6].
Следуя из вышесказанного, можно говорить о том, что появление экспертизы ценности документов является важным этапом в развитии делопроизводства в России. На данный момент она решает такие важные задачи как:
- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
- установление или изменение сроков хранения документов.
Главной задачей экспертизы ценности документов является выявление документов, имеющих ценность для общества и государства на основании выработанной система принципов, методов и критериев отбора документов.
Список использованных источников:
1. Булюлина Е.В. Актуальные проблемы архивоведения: учеб. пособие / Е.В. Булюлина; ВолГу, Фак. филологии и журналистики, Каф. документной лингвистики и документоведения. – Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2008. — 92 с.
2. Глушкова Л.В. Документоведение: учеб. пособие с образцами документов / Л.В.Глушкова. - Томск.: Томская духовная семинария, 2002. — 109 с.
3. Документационное обеспечение в системе управления: мат-лы V Всероссийской научно-практической конференции с международным участием (г.Нижневартовск, 25 февраля 2011 года) / отв. ред. В.В.Степанова, Т.В.Судник. — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт. гуманит. ун-та, 2011. — 182 с.
4. Крайская З.В. Архивоведение: учебник для средних специальных учебных заведений / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. — М.: Изд-во НОРМА, 1996. — 224 с.
5. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. — 359 с.
6. Медведева О.В.Экспертиза ценности документов: правовой аспект / О.В. Медведева // Социально-экономические явления и процессы. – 2014. - №7. – С. 92-99.
7. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) / Федер. арх. агентство; ВНИИДАД; сост.: М. П. Жукова, Н. А. Пучко, О. В. Усанова и др. - М., 2007. - 224 с.