КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ: МЕТОДЫ ЗАЩИТЫ ДОКУМЕНТОВ В ОТДЕЛЕНИИ ПФР ПО ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Жидкова М.С.
ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры»
ogiik.infokaf@rambler.ru
Каждое учреждение, любая организация, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности, заинтересованы в сохранении всех видов обрабатываемой информации и принимают меры к защите конфиденциальных сведений, представляющих интерес для конкурентов.
В государственных учреждениях, в зависимости от рода деятельности, встречаются два вида документов ограниченного доступа и требующих специальной защиты: а) секретные, которые содержат государственную тайну, и б) конфиденциальные, содержащие сведения, отнесенные к любому другому виду тайн, кроме государственной. Информационная безопасность и порядок защиты секретных документов подробно изложены в Законе РФ «О государственной тайне» [2] и не является предметом данного исследования. А вот особенности защиты конфиденциальных документов разнообразны и специфичны в зависимости от вида тайны, в них содержащихся.
Как правило, при наличии в государственном учреждении конфиденциальных документов, в нём ведётся конфиденциальное делопроизводство. Оно определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации [4]. Задачами конфиденциального делопроизводства в учреждении являются:
1) документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности;
2) защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.
В настоящее время существует несколько методов и средств обеспечения безопасности конфиденциальных документов в учреждении:
1. Правовые и юридические методы защиты информационных технологий создания, хранения, обработки и передачи конфиденциальных документов.
2. Организации методы, заключающиеся в подборе и обучении персонала учреждения основам защищённого документооборота и правилам обращения с конфиденциальными документами, проведение разъяснительных бесед о принятой в учреждении политики безопасности.
3. Физическая защита и ограничение доступа к компьютерам, серверам и терминалам учреждения, к носителям информации, контроль доступа к любой аппаратуре информационной системы учреждения.
4. Программная защита от несанкционированного доступа серверов, компьютеров и терминалов сети, на которых хранятся и обрабатываются конфиденциальные документы и базы данных.
5. Учёт, контроль и проверка защиты всех документов с ограниченным доступом, покидающих пределы организации на любых видах носителей.
6. Проверка антивирусными программами входящей электронной документации, электронной почты и компьютерных программ на наличие в них разрушающих программных средств, вирусов, программных закладок и троянских программ.
7. Криптографические методы защиты хранимых и передаваемых документов, их шифрование и дешифровка, использование электронной подписи.
8. Защита каналов и средств связи, по которым передаются конфиденциальные документы [1].
Известно, что лишь комплексное применение всех перечисленных выше методов защиты конфиденциальных документов способствует эффективной организации информационно-документационного обеспечения деятельности государственного учреждения и ведению конфиденциального делопроизводства.
В государственном учреждении – Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Дмитровском районе Орловской области к конфиденциальной информации относятся конфиденциальные сведения о физических лицах, в том числе персональные данные, а также информация, включенная в Перечень сведений конфиденциального характера в системе Пенсионного фонда Российской Федерации, утвержденный постановлением Правления ПФР. Конфиденциальные документы в Управлении ПФР содержат, в основном, сведения, отнесённые к служебной тайне, личной тайне (персональным данным), реже – к профессиональной и коммерческой тайнам. Для защиты документов, содержащих персональные данные страхователей, клиентов ПФР и физических лиц, сотрудники Управления руководствуются Федеральным законом «О персональных данных» [6]. Сохранность конфиденциальных документов в данном учреждении гарантирована благодаря комплексному использованию административно-правовых, организационных, программно-технических мероприятий с применением других мер защиты.
В Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Дмитровском районе Орловской области ограничение доступа к конфиденциальной документированной информации и ведение эффективного конфиденциального делопроизводства обеспечивается [3]:
- начальником Управления при распределении и закреплении функциональных задач между структурными подразделениями, отдельными должностными лицами из числа руководящего состава;
- руководителями структурных подразделений при распределении обязанностей между сотрудниками и определении поручений подчинённым сотрудникам на ознакомление и исполнение документов конфиденциального характера;
- выполнением всеми сотрудниками – исполнителями документов конфиденциального характера своих обязанностей, изложенных в должностных инструкциях и нормативных актах ПФР о порядке работы с документами конфиденциального характера;
- распределением функциональных обязанностей между сотрудниками общих отделов (делопроизводства) по особенностям выполнения ими работ с документами конфиденциального характера;
- определением оптимальных сроков хранения обработанных конфиденциальных документов;
- своевременной передачей отработанных документов в архив или своевременным их уничтожением как документов, не представляющих практической надобности;
- осуществлением постоянного контроля за исполнением всеми сотрудниками Управления ПФР требований по особенностям работы с конфиденциальными документами.
Основными документами, регламентирующими конфиденциальное делопроизводство в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации в Дмитровском районе Орловской области являются «Инструкция о порядке работы с документированной информацией конфиденциального характера в отделении ПФР Орловской области, в Управлениях ПФР в городах (районах) Орловской области» с приложениями [3] и «Порядок организации занятий с работниками отделения ПФР по Орловской области, Управлений ПФР в городах (районах) Орловской области по вопросам защиты информации» с приложениями [5].
Список использованных источников:
1. Аксюхин, А.А. Информационная безопасность и защита информации: электронный учебно-методический комплекс для студентов вузов, обучающихся по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». – Орел: Орловский государственный институт искусств и культуры, 2009. [Электронный ресурс] – Режим доступа: CD. - 570 Мб. № госрегистрации в Депозитарии электронных изданий ФГУП НТЦ «Информрегистр» 0320900372.
2. Закон Российской Федерации от 21.07.1993 г. N 5485-1 (ред. от 08.03.2015 г.) «О государственной тайне» // «Собрание законодательства РФ», 13.10.1997 г., N41, стр. 8220-8235.
3. Инструкция о порядке работы с документированной информацией конфиденциального характера в отделении ПФР Орловской области, в Управлениях ПФР в городах (районах) Орловской области с приложениями / - Орел: Управление Отделением ПФР по Орловской области. 2008. – 30 с.\
4. Некраха, А.В. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации / А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. - М.: Изд-во «Академический проект», 2009. – 224 с.
5. Порядок организации занятий с работниками отделения ПФР по Орловской области, Управлений ПФР в городах (районах) Орловской области по вопросам защиты информации / - Орел: Управление Отделением ПФР по Орловской области. 2008. – 12 с.
6. Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014 г.) «О персональных данных» // Российская газета от 29.07.2006 г. N 165.
