ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В УПРАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА И ЗЕМЛЕПОЛЬЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОРЛА
Алиева С.Г.
ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры»
sevil_alieva_1994@mail.ru
Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела [1].
В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы архивов организаций. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации [2].
Работа по формированию дел Управлении муниципального имущества и землепользования (далее по тексту УМИЗ), согласно номенклатуре дел, состоит из следующих операций: распределение исполненных документов по делам; расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.
УМИЗ Администрации города Орла, является структурным подразделением Администрации города Орла, обладает правами юридического лица, осуществляет функции по управлению муниципальным имуществом, в том числе в области земельных отношений, а также функций по распоряжению земельными участками, государственная собственность на которые не разграничена.
Управление является правопреемником Управления муниципального имущества города Орла, зарегистрированного Регистрационным комитетом Орловской области 11.05.2001 рег. № 380-П серия С, Комитета по управлению муниципальным имуществом города Орла, зарегистрированного 07.05.1997 № 690 и с дополнениями в учредительные документы 30.05.1997 № 532 серия С Регистрационной палатой города Орла [3].
После исполнения документы УМИЗ определенное время хранятся в структурных подразделениях. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел [4].
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [1]. В УМИЗ номенклатура дел используется как основа при распределении исполненных документов в дела. Заголовки дел, закрепленные в ней, переносят на обложки дел. Каждое дело, по номенклатуре дел, имеет свой срок хранения по перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015)и номер статей по перечню, а также примечания. Например, сметы расходов управления по бюджету и специальным средствам по УМИЗ хранятся постоянно и имеют статью по перечню 112а.
При регистрации документов в УМИЗ в регистрационный индекс включают индекс дела по номенклатуре, например, распоряжение по основным видам деятельности УМИЗ имеет индекс по номенклатуре 14-01-04.
Также номенклатура может иметь справочное значение при изучении структуры УМИЗ, например, по номенклатуре УМИЗ имеются следующие подразделения: отдел аренды недвижимости; отдел управления муниципальной собственностью; отдел реестра и сделок с недвижимостью и тд [7].
Документы УМИЗ систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Чаще других, в Управлении используется нумерационный принцип, согласно которому группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов [4].
Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:
- распорядительные документы (приказы, распоряжения мэра города Орла, постановления главы администрации города Орла и т.п.) формируют в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют отдельно;
- протоколы заседаний, решения горсовета группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;
- переписку с учреждениями, организациями и предприятиями по вопросам деятельности комитетов, план работы, список членов комитетов группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом;
- документы в отчетах располагаются в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения;
- финансовые денежные документы (сметы расходов УМИЗ по бюджету, оборотные ведомости и т.д.) группируются по номерам;
- годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных.
Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки. Ведется журнал регистрации поступающих обращений граждан.
Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел УМИЗ придерживается основных правил, общих для всех категорий документов:
- в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы в дела не подшиваются;
- каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов, поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;
- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
- документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.
Толщина каждого дела не превышает 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года [2].
Дела в УМИЗ оформляются в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих представление о принадлежности документов к организации, их составе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заводимого дела помещается название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, например, Управление муниципального имущества и землепользования (УМИЗ). Под ним пишется название структурного подразделения, например, отдел управления и распоряжения землями.
Под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре, например, Дело № 14-08, где 14 — это индекс структурного подразделения, 08— порядковый номер дела в номенклатуре.
Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку в самом начале заведения дела.
В дела подшиваются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название вносится в номенклатуру дел под резервным номером [6].
Оформление дел в УМИЗ проводится работниками структурных подразделений, зависимости от сроков хранения, оно может быть полное или частичное. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые предусматривают: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять [2].
В целом можно сделать вывод о том, что формирование дел в Управлении выполняется в соответствии с установленным требованиям.
Однако, заголовки дел в УМИЗ не всегда отвечают их содержанию. В качестве предложения можно высказать пожелание о редактировании заголовков номенклатуры дел, так как указанные заголовки не всегда раскрывают содержание формируемых дел.
Список использованных источников:
1ГОСТ Р.7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_163800/. - Загл. с экрана.
2. Основные правила работы архивов организаций: одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г. // ВНИИДАД. – Москва, 2006. – 117 с.
3. Об управлении муниципального имущества и землепользования [Электронный ресурс]: постановление Администрации города Орла от 27 июня 2006 г. № 1156 (в ред. 12.12.2006 № 2234) // Справочно- правовая система «КонсультантПлюс». - Режим доступа: http://base.consultant.ru/regbase/cgi/online.cgi?req=doc;base=RLAW127;n=11329;frame=4294967295. – Загл. с экрана.
4. Об утверждении Инструкции по делопроизводству Администрации города Орла» [Электронный ресурс]: распоряжение Администрации города Орла от 06.04.2009 № 227 // Справочно- правовая система «КонсультантПлюс». -Режим доступа: http://base.garant.ru/28511446/. - Загл. с экрана.
5. Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [Электронный ресурс]: приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015) // Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива). - Режим доступа: http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_558_2010.shtml. – Загл. с экрана.
6. Доронина, Л.А. Составляем номенклатуру дел на следующий год / Л.А. Доронина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010 - № 12. – С.13-18.
7. Номенклатура дел Управления муниципального имущества и землепользования. – Орел, 2015. - 5 с.