ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ-МАШИНИСТКИ В ВЕРНАДОВСКОМ ФИЛИАЛЕ МБОУ «ПИЧАЕВСКАЯ СОШ»: ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Алымова Ю.А.
Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
Одна из основных задач секретаря-машинистки Вернадовского филиала МБОУ «Пичаевская СОШ» - документационное обеспечение деятельности заведующего филиалом. Так же в ее обязанности входит составление, оформление, редактирование и регистрация документов; контроль исполнения документов, подготовка в дела и передача документов на хранение; прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления.
Рассмотрим организационно-распорядительные документы, с которыми работает секретарь-машинистка.
В МБОУ «Пичаевская СОШ», как и в любой другой организации, главным документом является Устав.
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности [1].
Устав является основным организационным документом. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в соответствующей сфере, является обязательным документом и согласно законодательству РФ должен включать:
- наименование учреждения;
- местонахождение (почтовый адрес);
- предмет и цель деятельности;
- порядок образования учреждения, порядок управления и прекращения деятельности;
- органы управления.
Устав МБОУ «Пичаевская СОШ» включает в себя следующие разделы:
1. «Общие положения»
2. «Предмет и цели и виды деятельности Организации»
3. «Организация образовательного процесса»
4. «Права и обязанности участников образовательных отношений»
5. «Работники Организации»
6. «Имущество и финансовое обеспечение Организации»
7. «Управление Организацией»
8. «Реорганизация, изменение типа и ликвидация Организации. Порядок внесения изменений в устав»
Реквизиты устава:
1) гриф утверждения;
2) наименование вида документа;
3) название организации (полное и сокращенное);
4) отметка об изготовлении копии;
5)текст;
6)отметка «Пронумеровано, прошнуровано» с печатью и подписью директора.
В ходе изучения Устава МБОУ «Пичаевская СОШ» были выявлены ошибки:
- отсутствует гриф согласования;
- наименование организации и вида документа расположены в середине листа, в неправильной последовательности;
- отсутствует дата составления.
На основании устава секретарем-машинисткой разрабатывается структура организации, определяется ее штатный состав и штатная численность.
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а так же количество штатных единиц каждой должности [1].
Структура и штатная численность оформляется на общем бланке с использованием таких реквизитов как наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается так же вышестоящая организация), наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.
Текст составляется в табличной форме. Данный документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.
При оформлении структуры и штатной численности Вернадовского филиала МБОУ «Пичаевская СОШ» допущены следующие ошибки:
- в грифе утверждения вместо слова «УТВЕРЖДАЮ» используется «УТВЕРЖДЕНО», отсутствуют подпись и дата утверждения;
- реквизит «Наименование организации» расположен после реквизита «Наименование вида документа», а должен быть перед ним;
- используется неверное наименования вида документа «СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ»;
- отсутствуют заголовок к тексту, дата, подпись;
- таблица.
- в реквизите «Виза согласования» отсутствуют подпись и дата.
На все должности, присутствующие в штатном расписании составляются должностные инструкции, в том числе и на секретаря-машинистку.
Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работников, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы [2].
Текст должностной инструкции должен состоять из следующих разделов:
1.Общие положения.
2.Функции.
3.Должностные обязанности.
4.Права.
5.Ответственнсть.
6.Взаимоотношения.
Должностная инструкция секретаря-машинистки МБОУ «Пичаевская СОШ» включает 6 разделов: «Общие положения», «Функции», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность», «Взаимоотношения. Связи по должности» .
Документ оформлен на общем бланке и заверен подписью работника с пометкой «С инструкцией ознакомлен (а)», с указанием даты ознакомления.
Должностные инструкции учителя образовательного учреждения, воспитателя группы кратковременного пребывания, секретаря-машинистки и воспитателя образовательного учреждения согласованы с профкомом протоколом №14 от 10.09.2013г., а должностная инструкция заведующего филиалом (руководителя структурного подразделения) протоколом №9 от 29.08.2011г.
При оформлении данного документа использованы такие реквизиты как: виза согласования, гриф утверждения, наименование организации, наименование вида документа, заголовок, текст, подпись.
В ходе анализа документа были выявлены некоторые ошибки. В реквизите «Гриф утверждения» не прописана дата утверждения, а в реквизите «Виза согласования» - дата согласования. Наименование вида документа написано не заглавными буквами. Отсутствуют дата и место издания. Наименование организации расположено не по центру, после визы согласования и грифа утверждения, а должно быть перед ними. Отсутствует сокращенное наименование организации, что так же является ошибкой.
Разделы должностных инструкций различаются. Например, в должностной инструкции заведующего филиалом присутствуют разделы «Заведующий филиалом должен знать», в котором перечислены нормативно-правовые акты, методические рекомендации, психологические аспекты и «Пересмотр инструкции», где говорится, что инструкция подлежит пересмотру в случае изменений функций работника из-за изменения структуры учреждения, штатного расписания, перераспределения обязанностей в связи с производственной необходимостью и т.д.
В должностной инструкции учителя образовательного учреждения раздел «Пересмотр инструкции» отсутствует.
Основным организационно-распорядительным документом, с которым работает секретарь-машинистка, является приказ.
Приказ – это наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением [1].
Приказы издаются по административным вопросам, требующим правового решения. Документ оформляется на общем бланке с указанием наименования вида документа, регистрационного номера и даты составления. Текст приказа должен содержать заголовок и состоит из констатирующей и распорядительной частей. Заголовок приказа начинается с предлога «О» или «Об».
В обязанности секретаря-машинистки МБОУ «Пичаевская» СОШ входит составление и оформление приказов по различным организационным вопросам.
Рассмотрим приказ «О назначении ответственных в лагере дневного пребывания «Солнышко»» включает:
-наименование организации;
-справочные данные;
-наименование вида документа;
-дата составления;
-регистрационный номер; (о/д)
-заголовок к тексту;
-текст;
-подпись;
-виза ознакомления;
- печать.
Приказ подписан заведующим филиалом.
В ходе анализа оформления данного документы, было установлено, что реквизите «Наименовании организации» отсутствует сокращённое название организации. Реквизит «Справочные данные» здесь лишние, т.к. бланк общий. Так же не указано место издания документа. Между текстом приказа и подписью пропущено слишком большое расстояние, вместо положенных двух строк. Ошибка так же допущена в визе согласования – инициалы находятся после фамилии должностного.
В приказе «О назначении на работу в лагерь дневного пребывания «Солнышко» специалистов учреждения и технического персонала» выявлены те же ошибки, к тому же в нем отсутствует печать.
В оформлении рассмотренных нами организационно-распорядительных документов допущено большое количество ошибок. В целях совершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки в Вернадовском филиале МБОУ «Пичаевская СОШ» необходимо разработать табель форм документов и альбом форм документов.
Список использованных источников:
1. Кузнецова Т.В Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В.Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 359 с.
2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие. – 20- е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К?», 2006. – 520 с.
