КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ (НА ПРИМЕРЕ ПО «МУЧКАПСКОЕ»)
Давыдова Д.А.
Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
Кадровая документация – это основная документация, которая включает в себя функцию юридического оформления и закрепления трудовых отношений между работником и работодателем.
Основным и обязательным документом в каждой организации является устав.
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности [3].
В уставе должны быть четко представлены задачи организации, так как исходя из них, отдел кадров обеспечивает организацию высококвалифицированными работниками.
Устав в данной организации утвержден собранием уполномоченных ПО «Мучкапское», подписан председателем собрания и закреплен печатью организации.
Так как предоставленный устав является новой редакцией, после наименования организации в скобках указано – «новая редакция». Ниже предоставлен список протоколов, которые отражают ход внесения изменений в устав.
Основная часть устава включает в себя следующие разделы:
1. Общие положения;
2. Предмет и цели деятельности потребительского общества;
3. Членство в обществе, права и обязанности пайщиков;
4. Полномочия Общества;
5. Основы экономической деятельности Общества. Имущество Общества;
6. Структура органов управления и контроля Общества;
7. Общее собрание уполномоченных Общества;
8. Полномочия кооперативного участка Потребительского общества;
9. Совет Потребительского Общества;
10. Правление Потребительского Общества;
11. Ревизионная комиссия Потребительского общества;
12. Документы Общества;
13. Реорганизация и ликвидация Потребительского Общества;
14. Трудовые отношения.
Большую важность в организации играет такой документ, как штатное расписание.
Штатное расписание – это организационный документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия (организации, учреждения) в целом и по каждому из его структурных подразделений [1].
В штатном расписании должна указываться итоговая численность персонала организации, их должностной состав и информация о расходах на зарплату. Благодаря ему сразу видно количество работников, которое обеспечивает функциональную деятельность компании, а также какое количество денег нужно для того, чтобы выплатить им заработную плату.
Штатное расписание ПО Мучкапское оформлено, в соответствии с формой № Т-3 , т.е. в табличной форме.
Ошибкой в таблице штатного расписания ПО «Мучкапское» являются незаполненные столбцы – «наименование» и «Код» структурного подразделения.
Штатное расписание подписывается председателем совета, а также согласовывается с главным бухгалтером и обязательно утверждается руководителем организации. Ошибкой здесь является отсутствие подписи председателя совета и подписи, а также расшифровки подписи главного бухгалтера.
Следующим, немаловажным документом является должностная инструкция.
Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности. [3]
Основной текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения;
2. Должностные обязанности;
3. Права;
4. Ответственность.
После основного текста оформлена виза ознакомления, которая включает следующее: "С должностной инструкцией ознакомлен(а)", дату и личную подпись сотрудника. Также стоит отметка о том, что работник получил второй экземпляр документа, это подтверждает его подпись.
Следующий кадровый документ организации – это дополнительное соглашение.
Дополнительное соглашение - это документ, прилагаемый к договору, в котором указываются изменения, внесенные в первоначально заключенный договор.
Дополнительное соглашение ПО «Мучкапское» посвящено возложению обязанность на сотрудника, в связи с временной неработоспособностью другого без освобождения от работы, которая определена в трудовом договоре, в пределах указанной продолжительности рабочего времени. Здесь же указана доплата за выполнение дополнительной работы, которая решает по соглашению обоих сторон трудового договора.
После ознакомления с документом, стороны подписывают документ. Все это фиксируется печатью.
Следующий документ – это распоряжение.
Распоряжение – это правовой акт, который издается руководителем организации преимущественно по оперативным вопросам деятельности организации, в том числе по вопросам, связанным с организацией по исполнению приказов, инструкций и др. нормативно-правовых актов, доведения решений руководства до работников структурных подразделений.
Распоряжения создаются на короткий срок действия и на определенный круг исполнителей. С момента подписания распоряжение вступает в силу.
Следующий документ, относящийся к распорядительным, - это выписка из распоряжения.
Выписка из распоряжения - это документ, выданный по запросу для передачи фрагмента информации из действующего распоряжения. Документ позволяет передать копию фрагмента документа, касающегося поставленного вопроса.
На практике, выписка из распоряжения готовится в том случае, если документ имеет большой объем, а запрашиваемая информация – небольшую часть.
В процессе изучения выписки из распоряжения ПО «Мучкапское» были выявлены следующие ошибки:
1. Вид документа указан не верно;
2. Дата зафиксирована с правой стороны листа;
3. Отсутствует номер документа.
Важным документом каждой организации является трудовой договор.
Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Трудовой договор должен заключаться в письменной форме.
Трудовой договор должен составляться как с постоянными, так и с временными работниками и по основному месту работы и при совместительстве.
Основной текст трудового договора ПО «Мучкапское» включает в себя семь пунктов:
1. Предмет трудового договора;
2. Общие положения;
3. Права и обязанности сторон;
4. Режим работы, время отдыха и социально-бытовые условия;
5. Иные условия трудового договора.
Также, немаловажным кадровым документом является личная карточка работника.
Личная карточка работника – это основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной. Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.
Потребительское общество «Мучкапское» в обязательном порядке ведет личные карточки работников. Данный документ оформляется по форме №Т-2. Личная карточка включает в себя коды по ОКУД и по ОКПО, но в документе ПО «Мучкапское» данные коды не прописаны. Далее зафиксировано полное наименование организации, но отсутствует сокращенное.
Ниже представлена таблица, включающая в себя 8 граф:
1. Дата составления;
2. Табельный номер (отсутствует);
3. Идентификационный номер налогоплательщика (отсутствует);
4. Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
5. Алфавит;
6. Характер работы;
7. Вид работы (основная, по совместительству);
8. Пол (мужской, женский).
После таблицы зафиксирован заголовок документа «ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА». Далее представлен основной текст документа, включающий 7 разделов:
1. Общие сведения;
2. Сведения о воинском учете;
3. Прием на работу и переводы на другую работу;
4. Аттестация;
5. Повышение квалификации;
6. Профессиональная переподготовка;
7. Награды (поощрения), почетные звания;
8. Отпуск;
9. Социальные льготы;
10. Дополнительные сведения;
11. Увольнение
Следующим важным документом является протокол.
Важным документом данной группы является протокол.
Протокол- это документ, фиксирующий ход проведения мероприятия совещательной, переговорной и иной деятельности, включая принятые по их итогам решения [3].
В ходе анализа протоколов в ПО «Мучкапское» были выявлены некоторые ошибки в их оформлении: отсутствие наименования организации, (которое должно быть написано выше наименования документа «ПРОТОКОЛ»); реквизита «Регистрационный номер документа»; записи о председателе и секретаре.
Следующий документ, присутствующий в каждой организации – это заявление.
Заявление - официальное сообщение в устной или письменной форме.
Заявление в ПО «Мучкапское» посвящено переводу на другую должность.
Смена должности может быть как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя. Перевод может осуществляться на временной и на постоянной основе.
Заявление пишется на имя руководителя организации. Оно пишется лично сотрудником (в исключительных случаях с помощью других лиц) от руки на листе формата А4. В ПО «Мучкапское» составляется и заявление о предоставлении оплачиваемого отпуска.
Таким образом, рассмотрев кадровую документацию ПО «Мучкапское», можно сделать вывод, что кадровая документация является основой деятельности предприятия и трудоустройства граждан, что в вышеназванной организации осуществляется ответственный подход к работе с данными документами.
Список использованных источников:
1. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. и перераб. - СпПб.: Питер, 2007. – 224 с.
2. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд., доп. и перераб. / Ю.М. Демин. – СПб.: Питер, 2007.-224с.: ил. - (Сер. «Современный офис-менеджмент»).
3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие. / И.Н. Кузнецов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. - 520 с.
