СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
Колесникова Д.О.
Волгоградский филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения инклюзивного высшего образования «Московский государственный гуманитарно-экономический университет»
v-filial@mail.ru
Служебные письма – достаточно распространенный документ в управленческой деятельности, обеспечивающий информационный обмен между организациями. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: для решения различных вопросов используются разные виды писем. В данной статье рассматриваются служебные письма Администрации Волгограда и Волгоградской области.
В Администрации представлены различные виды писем, что свидетельствует о многообразии их деятельности. С учетом функционального назначения можно выделить следующие виды писем (указаны по степени распространенности) [2]:
Наиболее часто создаются информационные письма (25% от общего числа). Среди них довольно распространенная форма деловых писем – письма-сообщения. Основное их предназначение – целенаправленная передача конкретной информации, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). По указанной причине именно письма-сообщения во многих случаях дают начало продолжительной переписке. Как правило, они являются первичными, однако это вовсе не означает, что этот вид письма не может применяться для ответа на полученное ранее деловое письмо. Нередко Администрация не только информирует адресата о своей деятельности, но и дает ответы на различные запросы.
Письма-запросы, являющиеся разновидностью информационных писем, в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке. Они предназначены для запрашивания соответствующей информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом [1].
Письмо-просьба находится на втором месте по частоте использования в Администрации, что составляет 20% от общего числа. Решение различных вопросов оформляется именно с помощью письма-просьбы, широкое использование этой разновидности деловых писем связано с требованием соблюдения делового этикета.
Ответные письма составляют 18%. Ответное письмо выступает как зависимый по композиции и тематике текст (по отношению к запросу). В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок.
Преобладание данных писем свидетельствует об активной деловой коммуникации, предполагающей обмен информацией по различными вопросам между структурными подразделениями Администрации (комитетами) и другими учреждениями, предприятиями.
Довольно часто в переписке возникают благодарственные письма, которые составляют 15%. Благодарственные письма пишутся с единственной целью – выразить адресату благодарность в связи с предпринятыми им организационными и иными усилиями, результатом которых стало получение организацией-отправителем ощутимой пользы.
Данный факт объясняется тем, что для Администрации важны деловые контакты и соблюдение делового этикета. Благодарственные письма относятся к контактоустанавливающим письмам и играют важную роль в создании положительного имиджа Администрации.
Письма для поддержания контактов и взаимоотношений, или имиджевые письма, служат для укрепления деловых и личных связей между автором и адресатом. Значение имиджевых писем трудно переоценить, ведь именно с их помощью можно засвидетельствовать адресату свое внимание без формального на то повода [1].
Также в Администрации для решения различных вопросов используются письма-приглашения (их незначительное количество – 10%), они имеют цель пригласить адресата к участию в том или ином деловом или торжественном мероприятии.
Сопроводительные письма (представлены в меньшей степени – 8%) содержат информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т.п., которые в силу специфики содержания, объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма. Сопроводительные письма включают сообщение об отправке соответствующих документов, а также их перечень.
В незначительном количестве в Администрации создаются рекомендательные письма (4%), они представляют собой форму ходатайства автора перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Подобное ходатайство может быть оформлено в краткой или развернутой форме.
Письма в Администрации Волгограда и Администрации Волгоградской области оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. Бланки писем, состав реквизитов, их оформление и расположение на документе жестко регламентированы. В Администрации Волгограда используются как угловой, так и продольный бланк письма. Но преимущественно представлен угловой бланк письма. Угловой бланк считается наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа, является наиболее рациональным для писем, так как правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя [3, с. 42].
В бланке представлены следующие реквизиты: герб Волгоградской области или Волгограда; наименование организации; справочные данные об организации; код организации; основной государственный регистрационный номер; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет; дата и регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Таким образом, письма в Администрации Волгограда и Волгоградской области оформляются в соответствии с требованиями ведения делопроизводства в организации, которые закреплены в Инструкции по делопроизводству. Применение инструкции позволяет унифицировать реквизитный состав писем: в комитетах Администрации отмечается единообразное оформление служебных писем.
Письма как внешние документы являются визитной карточкой Администрации Волгограда и области. Высокий уровень их подготовки создает положительный имидж организации.
Список использованных источников:
1. Васильев М.В. Деловое письмо [Электронный ресурс]. – «Налоговый вестник», 2011 г. – доступ из информ.-справочн. системы «Гарант».
2. Лагутина Т.М. Деловое письмо: справочник / Т. М. Лагутина, Л. П. Щуко. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2005.
3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив, Вниидад // Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – Москва, 2008. – 90 с.
