ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ТОГБУЗ «МУЧКАПСКАЯ ЦРБ ИМ. АК. М.И. КУЗИНА»
Черняева О.С.
Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
В отделе кадров ТОГБУЗ Мучкапская ЦРБ им ак М.И. Кузина нельзя обойтись без информационно-справочной документации. К таким документам относятся письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты и др. Они предназначаются для передачи каких-либо данных от одного адресата другому и также для закрепления каких-то сведений. На основе резолюции главного врача эти документы могут стать причиной принятия отдельных решений либо подготовки распорядительных документов.
Рассмотрим подробнее некоторые информационно-справочные документы ТОГБУЗ Мучкапская ЦРБ, которые оформляются в процессе документирования деятельности отдела кадров.
Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
В ТОГБУЗ Мучкапская ЦРБ это акт «Об отсутствии работника на рабочем месте». Акт вступает в силу с момента его подписания. Если работник не согласен с содержанием акта, то он подписывает с оговоркой о своём несогласии. Такой акт оформляется на фирменном бланке организации и подписывается непосредственным руководителем сотрудника.
Бланк акта об отсутствии работника на рабочем месте содержит следующие реквизиты: дата, регистрационный номер и место составления акта, наименование документа, заголовок к нему, должность, ФИО составителя акта и присутствующих, описание нарушения, должность, ФИО нарушителя, дата и период отсутствия на рабочем месте, подписи должностных лиц, подтверждающих содержание данного акта, подпись отсутствующего работника в ознакомлении с актом и получении одного экземпляра. Текст данного акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Рассмотрев данный документ, были выявлены ошибки: в вводной части акта первым должен указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии должны быть расположены в алфавитном порядке.
К информационно-справочным документам в ТОГБУЗ Мучкапская ЦРБ относятся также справки.
Справка – это документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т.п.). Справки бывают служебного и личного характера. Текст справки может состоять из одной или двух частей.
Рассмотрим пример справки с места работы по месту требования ТОГБУЗ Мучкапская ЦРБ, которая содержит следующие реквизиты :
- наименование организации,
- наименование вида документа,
- дата и регистрационный номер,
- место составления,
- адресат,
- подпись(подписывает справку главный врач и главный бухгалтер),
- оттиск печати
В ТОГБУЗ Мучкапская ЦРБ предназначение справки - это подтверждение фактического места работы предъявителя, профессию и должность, трудовой стаж, величину заработной платы, освобождение от физических нагрузок в связи с болезнью, а также медосмотры для поступления в ВУЗ.
В справке отсутствует сокращенное наименование организации. Неправильно проставлены ОГРН и ИНН, они должны находиться после справочных данных.
Также в деятельности больницы есть такие документы как письма - письмо-запрос, письмо-ответ.Письмо – ответ – это служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-запрос. Письмо-запрос – это служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Письмо – запрос оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Текст письма-запроса состоит из введения, здесь представлены мотивы составления письма, различные факторы послужившие основанием для его составления.
Рассмотрим пример письма-запроса Мучкапской ЦРБ. Оно содержит реквизиты отправителя и получателя, дату документа и исходящий номер, обращение, подпись отправителя (должность, ФИО). Письмо – запрос в Мучкапской ЦРБ подписывает главный врач.
Реквизиты письма – запроса: наименование организации, справочные данные об организации, адресат, подпись.
Рассмотрев письмо-запрос, были найдены ошибки: номер и дата документа должны быть проставлены на одной строчке.
Письмо – ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным, т.е. отказ, или положительным.
Реквизиты письма-ответа ТОГБУЗ Мучкапской ЦРБ :
- наименование организации,
- справочные данные,
- адресат,
- дата составления,
- регистрационный номер,
- ссылка на регистрационный номер и дату,
- подпись,
В ходе анализа данного документа было установлено, что отсутствует заголовок к тексту. В реквизите подпись присутствует наименование организации, а это является ошибкой.
Письма Мучкапской ЦРБ, уведомляют об отсутствии постановки на учёт, о запросах каких - либо важных вопросов граждан, о состоянии здоровья и т.д.
Информационно-справочные документы имеют большое значение для отдела кадров. Эти документы могут не требовать исполнения. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Информационно-справочные документы предоставляют основания для издания приказов по личному составу.