ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ОТДЕЛЕ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ТЕРРИТОРИАЛЬНЫМ ОБЩЕСТВЕННЫМ САМОУПРАВЛЕНИЕМ (ТОС) АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОРЛА
Гайдук А.В.
ФГБУ ВО «Орловский государственный институт культуры»
anastasiya.gajduk@mail.ru
Документы играют большую роль в жизни общества. Они могут быть различными по характеру и значимости, могут иметь политическое, историческое, юридическое, научное, производственное, экономическое, техническое и социальное значение.
В любой организации, предприятии в течение года образуется большое количество документов, документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с различных точек зрения. Для этого в организациях, предприятиях создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
Экспертиза ценности документов - нужное и важное звено в организации документооборота организации в целом.
Экспертиза ценности документов - это отбор документов на или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Действия экспертной компании регламентируется распоряжением администрации г.Орла. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем[1]:
В процессе экспертизы производится:
-отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив (ведомственный, государственный, муниципальный);
-отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
-выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
В данной работе предпринята попытка рассмотреть вопросы экспертизы ценности документов в отделе по взаимодействию с территориальным общественным самоуправлением (далее по тексту ТОС) администрации города Орла.
В отделе по взаимодействию с территориальным общественным самоуправлением действует постоянно действующая экспертная комиссия.
На основе Положения об отделе по взаимодействию с территориальным общественным самоуправлением (ТОС) администрации города Орла отдел выполняет такие функции как:
-участие в реализации государственной политики, направленной на развитие территориального общественного самоуправления в городе Орле;
-обеспечение необходимых условий для создания системы территориального общественного самоуправления, содействие населению города Орла в реализации прав на осуществление местного самоуправления, предусмотренных действующим законодательством;
-организация взаимодействия органов территориального общественного самоуправления города Орла с органами государственной власти и органами местного самоуправления;
-оказание содействия населению города Орла в осуществлении права на территориальное общественное самоуправление;
-разработка правовых актов и методических документов по вопросам организации и осуществления территориального общественного самоуправления[4].
На основе проведенного анализа состава документов в отделе по взаимодействию с территориальным общественным самоуправлением (ТОС) администрации города Орла выделены основные группы документов постоянного и временного срока хранения:
- протоколы заседаний ТОС об уличных комитетах и документы к ним;
- устав ТОС;
- постановления о награждении активистов общественного самоуправления и документы к ним;
- переписка с судебными приставами по вопросам общественного самоуправления.
В номенклатуре дел имеются следующие заголовки дел:
- входящая, исходящая документация
- границы ТОС (заявления, протоколы)
- уставы ТОС
- служебные записки (входящие и исходящие)
- льготы ТОС (письма, расчеты)
- удостоверения ТОС (заявления, протоколы)
- награждение ТОС (служебные, постановления)
- присяжные заседатели (запросы, ответы)
Устав территориального общественного самоуправления (ТОС) - главный документ, домового или уличного комитета который жители сами формируют на общем собрании. За образец берут основу, которую подготавливает сам отдел. В уставе прописаны все необходимые правила, пункты для правильной работы органа территориального общественного самоуправления (ТОС).
Границы территориального общественного самоуправления (ТОС) – это границы деятельности домового или уличного комитета. Границы устанавливаются на общем собрании. Например - дом 65 по улице Новикова плюс дворцовая территория
Льготы территориального общественного самоуправления (ТОС)-компенсация за коммунальные услуги. Льготы начисляются председателем территориального общественного самоуправления (ТОС). Отдел готовит списки всех председателей, расчеты сумм и отправляет в управление коммунального хозяйства (УКХ) и они делают начисления.
После проведения собрания, установления границ деятельности и регистрации органа территориального общественного самоуправления (ТОС), председатель пишет заявление на выдачу удостоверения - это пластиковая карточка с фотографией и должностью. Отдел отдаёт заявление и фото в городской совет народных депутатов с письмом для мэра. Спустя три недели удостоверение торжественно выдается.
Так же в отделе формируются списки присяжных заседателей. На первом этапе муниципальная комиссия на основе информационных ресурсов Государственной автоматизированной системы Российской Федерации должна сформировать предварительный список граждан, которые по закону могут быть присяжными заседателями, и тем самым сформировать банк данных. При этом в список не должны включаться граждане, которые по закону не могут осуществлять правосудие в качестве присяжного заседателя.
Такой круг лиц должен быть четко определен законом.
В процессе деятельности ТОС документы формируются в дела:
- входящая, исходящая документация должно делиться на несколько дел; которые регистрируются в журналах входящей и исходящей корреспонденции. Каждый журнал ведется отдельно. В журнале обращения граждан регистрируются письма, жалобы, заявления граждан. Входящие и исходящие документы формируются в дела, в зависимости от содержания этих дел.
Однако, дела не всегда сформированы правильно; заголовки зачастую не отвечают их содержанию.
В результате проведённого исследования состава дел можно сделать следующие предложения по редакции заголовков номенклатуры дел:
- границы ТОС (заявления, протоколы) должно называться «Протоколы и документы к ним, собраний граждан об определении границ земельных участков»;
- уставы ТОС разделено на несколько, т.к. служебные записки входящих и исходящих документов должны формироваться в дела исходя из содержания этих записок;
-удостоверения ТОС (заявления, протоколы) должны называться «Протоколы собраний участников ТОС»;
-награждение ТОС (служебные, постановления) должно называться «Постановления ТОС о вручении почетных грамот, служебных записок и другие»;
-присяжные заседатели (запросы, ответы) должно называться «Переписка о формировании списков присяжных заседателей».
Доработанная номенклатура дел в соответствии с указанными замечаниями будет способствовать правильному формированию дел.
Список использованных источников:
1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст].-Введ.=электрон.дан.-Москва:Кодекс,2012-2014.-Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/1200108447 .-Загл. с экрана.
2. Положение об отделе по взаимодействию с территориальным общественным самоуправлением (ТОС) администрации города Орла.
3. Распоряжение Администрации города Орла от 5 июля 2010 № 586-РО «Об утверждении инструкции по делопроизводству администрации города Орла».
4. Распоряжение Администрации города Орла «О постоянно действующей экспертной комиссии администрации города Орла»
5. Кошелева Е.А. Формирование дел в организации и их текущее хранение / Е.А. Кошелева // Секретарь-референт. - 2011. - № 8. – С. 10-14.
