ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ «СПЕЦИАЛИСТ ПО ОРГАНИЗАЦИОННОМУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ» КАК ОСНОВА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ (НА ПРИМЕРЕ МБ ЦДТ «ИЗУМРУД»)
Прокопьева О.В.
ФГБОУ ВО Орловский государственный институт культуры
olga-prokopeva2906@mail.ru
Современный рынок труда характеризуется постоянным развитием профессиональных компетенций и навыков работника. В связи с этим во многих странах мира, в том числе и в России, идет работа в области создания квалификационных стандартов. Необходимость их принятия вызвана тем, что устарели многие требования к профессиональной подготовке, ее уровню и степени квалификации.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации профессиональный стандарт определяется как характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности [1].
В сфере документационного обеспечения управления 6 мая 2015 года Приказом Минтруда России был утвержден профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[2]. Он состоит из разделов, содержащих трудовые функции каждой возможной должности. Каждая функция характеризуется уровнем квалификации, трудовыми действиями, необходимыми умениями, знаниями для выполнения конкретной трудовой функции [2].
На основании профессионального стандарта разрабатываются должностные инструкции специалистов, предъявляющие профессиональные требования к кандидату на определенную должность, а также определяющие его функции, должностные обязанности, права и взаимоотношения по должности в рамках конкретного учреждения.
В Муниципальном бюджетном Центре детского творчества «Изумруд» (МБ ЦДТ «Изумруд») ведение работ по документационному обеспечению управления возложено на секретаря-машинистку, совмещающего должность заведующего отделом художественного творчества.
Анализ действующей должностной инструкции секретаря-машинистки МБ ЦДТ «Изумруд» показал, что выполняемые им обязанности не соответствуют квалификационным характеристикам данной должности. В частности в обязанности работника входит: подготовка проектов приказов и распоряжений, оформление личных дел принятых на работу, составление по поручению руководителя писем-запросов и ответов на них и т.п.
Названные функции, в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», в большей степени относятся к должности секретаря руководителя. Так как именно он осуществляет работы по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации [2].
В соответствии с правилами, регламентирующими порядок составления организационных документов, текст должностной инструкции должен состоять из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения (связи по должности) [3].
В первом разделе указывается категория должности, требования к образованию, кому подчиняется работник, чем руководствуется в своей деятельности, порядок замещения должности, знания и умения, необходимые работнику для выполнения конкретной трудовой функции.
Так, профессиональный стандарт устанавливает следующие требования к образованию и обучению, а также опыту практической работы секретаря руководителя:
- высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование.
- опыт практической работы не менее двух лет по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании [2].
Во втором разделе указывается общий перечень трудовых функций секретаря руководителя, названных в профессиональном стандарте:
- Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени
- Планирование рабочего дня секретаря
- Организация телефонных переговоров руководителя
- Организация командировок руководителя
- Организация работы с посетителями в приемной руководителя
- Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий
- Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя
- Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
- Составление и оформление управленческой документации
- Организация работы с документами в приемной руководителя
- Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря
- Организация хранения документов в приемной руководителя
- Обеспечение руководителя информацией
- Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации [2].
Раздел должностные обязанности содержит перечень трудовых действий, детализирующих содержание каждой трудовой функции. Например:
1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:
1.1. Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;
1.2. Внесение информации в планировщик (органайзер);
1.3. Согласование с руководителем временных планов;
1.4. Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
1.5. Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
1.6. Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;
1.7. Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.
2. Планирование рабочего дня секретаря:
2.1. Выбор и оформление планировщика секретаря;
В четвертом и пятом разделах указываются соответственно права и обязанности работника.
Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» регламентирует движение информационно-документационных потоков между секретарем руководителя и другими работниками (подразделениями) учреждения: заместителем директора, педагогическими работниками, обслуживающим персоналом и др.
Таким образом, в настоящее время все больше внимания уделяется квалификационным требованиям различных профессий, в том числе в области организационно-документационного обслуживания. Создание профессиональных стандартов помогает более полно сформировать представление о профессии, трудовых функциях на различных уровнях квалификации. Разработка должностных инструкций в соответствии с требованиями профессиональных стандартов позволит актуализировать требования, предъявляемые к квалификации и образованию работников, установить единые требования к выполняемым трудовым функциям.
Список использованных источников:
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015) [электронный ресурс] – режим доступа: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=191626;fld=134;dst=1000000001,0;rnd=0.5354575063227462.html, свободный – Загл. с титул. экрана. – Яз. Рус.
2. «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н [электронный ресурс] – режим доступа: http://base.garant.ru/71064518/#ixzz43625znHF.html, свободный – Загл. с титул. экрана. – Яз. рус.
3. Бардаев Э.А. Документоведение / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко. - 2-е изд. - Москва : Академия , 2010 – 300 c.