СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА, ПОСТУПАЮЩЕГО В ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ КУЛЬТУРЫ (ОГИК): ФОРМИРОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ

СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА, ПОСТУПАЮЩЕГО В ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ КУЛЬТУРЫ (ОГИК): ФОРМИРОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ

Веникова А.Л.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования Орловский государственный институт культуры

ogiik.infokaf@rambler.ru

Орловский государственный институт культуры начал свой «жизненный путь» будучи Орловским филиалом Московского государственного института культуры. За 45 лет существования институт претерпел множество изменений.

Институт был создан в соответствии с Приказом Министра культуры РСФСР от 03.03.1972 г. № 182 как филиал Московского государственного института культуры. Впоследствии вуз был реорганизован в самостоятельное учреждение в соответствии с Постановлением Совета Министров РСФСР от 18.12.1990 г. № 581.

Приказом Государственного комитета Российской Федерации по высшему образованию от 22.06.1995 г. № 942 институт был переименован в «Орловский государственный институт искусств и культуры». [7]

Через 20 лет институт вновь получил новое название. Сегодня вуз осуществляет свою деятельность в сфере культуры, образования и науки,  но уже как «Орловский государственный институт культуры». ( Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 07.08.2015 г. № 2175).

В настоящее время институт имеет в своей структуре: 4 факультета (социально-культурной деятельности, художественного творчества, документных коммуникаций и заочного обучения), 20 кафедр, 16 самостоятельных структурных подразделений и отделов, учебный театр, а также ансамбли и кружки.

При институте действует приемная комиссия, начинающая свою работу задолго до начала приёма документов, и заканчивающая ее лишь через месяц после окончания вступительных испытаний. Приемная комиссия ставит своею задачей формирование контингента обучающихся всех форм обучения, ежегодный набор, координация профориентационной работы в институте. [6]

С целью улучшения работы с поступающими в течение учебного года и совершенствования деятельности комиссии по приему, в институте была введена должность постоянно действующего ответственного секретаря приемной комиссии. На него возлагается ответственность за организацию работы приемной комиссии, делопроизводство, а так же личный прием поступающих и их родителей. Деятельность ответственного секретаря регламентируется «Должностной инструкцией ответственного секретаря приемной комиссии».

Помимо ответственного секретаря в состав приемной комиссии института входит еще 9 технических секретарей, которые отбираются из числа аспирантов, магистрантов, бакалавров и учебно-вспомогательного персонала института. Весь состав приемной комиссия утверждается приказом ректора, который является ее председателем. Заместителем председателя приемной комиссии является первый проректор.

Функции приемной комиссии зафиксированы в Положении о приемной комиссии в ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры». Основными являются:

- Прием документов, их регистрация и хранение на период проведения вступительных испытаний и зачисления;

- формирование предметных экзаменационных комиссий, апелляционной комиссии и организация контроля над их деятельностью;

- проведение вступительных испытаний;

- подготовка отчетов и направление их в установленные сроки учредителям и Министерству образования и науки РФ.

Для автоматизации работы приемной комиссии в ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры» используется информационная система (ИС) «Приемная комиссия». Система «Приемная комиссия» позволяет автоматизировать работу от подготовки к приему до подведения итогов деятельности приемной комиссии.

Состав документов приемной комиссии разнообразен. Работа приемной комиссии оформляется протоколами, которые подписываются ректором и ответственным секретарем. В процессе работы в приемной комиссии технические секретари составляют сводки, в которых отмечены основные данные поступающих (фамилия и инициалы, дата рождения, место жительство), документ об образовании, баллы по дисциплинам и решение приемной комиссии. [6]

По мере подачи документов поступающими сотрудники приемной комиссии формируют протокол индивидуальных достижений.

В ходе вступительных экзаменов поступающему выдается экзаменационный лист и лист устного ответа, а преподавателю - экзаменационная ведомость в двух экземплярах.

Весь состав документов, образующийся в процессе деятельности приемной комиссии, регулируют локальные нормативные акты института. К ним относится:

- Устав ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры»;

- Номенклатура дел ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры»;

- Положение о приемной комиссии ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры»;

- Положение об экзаменационной комиссии ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры»;

- Приказ №46 от 10 февраля 2015 г. О технической комиссии;

- Приказ №342 от 16 июля 2015 г. Об утверждении приемной комиссии института;

- Приказ № 44 от 02 февраля 2016 г. О принятии Изменений в Правила приёма на 2015-2016 учебный год.

Формирование личного дела, поступающего начинается с работы приёмной комиссии вуза. В личном деле хранятся все сданные документы и материалы сдачи вступительных испытаний согласно Приказу Минобрнауки России от 14.10.2015 № 1147 (ред. от 30.11.2015) «Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры». [2]

Ответственность за формирование и ведение личных дел, поступающих возлагается на ответственного секретаря и технических секретарей приемной комиссии.

В ИС «Приемная комиссия» личное дело на каждого поступающего формируется в электронной форме.

Личное дело комплектуется следующими документами:

- личное заявление поступающего о приеме в вуз;

-  документ о предыдущем образовании (это может быть оригинал документа либо заверенная нотариально или сотрудниками приемной комиссии  копия)

-  экзаменационный лист поступающего с результатами вступительных экзаменов;

-  копия документа, удостоверяющего личность;

- копия приписного свидетельства или военного билета (для военнообязанных поступающих);

- копия документа на льготы или на преимущественное поступление;

- копия документа о смене фамилии (при несовпадении фамилии

поступающего в заявлении о приеме и представленном документе об образовании);

- медицинская справка - форма 086у (для поступающих на творческие специальности).

Помимо вышеперечисленных документов, поступающий предоставляет 4 фотографии (3?4). Одна фотография вклеивается в заявление, вторая в экзаменационный лист поступающего. Остальные фотографии вкладываются в личное дело.

После зачисления в личное дело поступающих подшивается выписка из приказа о зачислении.

Личные дела формируются в папку скоросшиватель.

 Все дела поступающих хранятся в металлических шкафах. Личные дела располагаются на полках в соответствии с направлением подготовки.

Систематизация дел происходит согласно их регистрационным номерам.

Личные дела передаются по акту приема-передачи, составленному в двух экземплярах и подписанному сотрудниками приемной комиссии.

Личные дела зачисленных на 1 курс дневного отделения передаются в отдел кадров, заочного – в деканат заочного отделения.

На протяжении периода обучения дела поступивших хранятся в отделе кадров и деканате заочного отделения, а после передаются в архив института, где хранятся 75 лет.

Личные дела (с копиями документов) не зачисленных поступающих хранятся в закрытом шкафу приемной комиссии в течение года, а затем уничтожаются в установленном порядке. [6]

Обложка личного дела оформляется автоматически с использованием информационной системы «Приемная комиссия». Стоит обратить внимание на тот факт, что после окончания обучения дела обучающихся передаются отделом кадров на хранение в архив с той же обложкой, которая была сформирована в приемной комиссии. В данном случае, необходимо отметить, что обложка, сформированная в приемной комиссии института не в полной мере соответствует требованиям ГОСТа 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». [3]

На обложке дела формируемого в приемной комиссии указывается:

- личные данные (фамилия и инициалы поступающего, дата рождения, адрес проживания, документ удостоверяющий личность, контактные данные);

- регистрационный номер личного дела;

- направление и факультет, на которое подано заявление;

- дата подачи заявления поступающим;

- вступительные испытания (проставляются либо результаты ЕГЭ, либо результаты, полученные на внутренних экзаменах в вузе);

- документ об образовании;

- информация о составе семьи.

Таким образом, на обложке дела зафиксирована подробная, но излишняя информация о поступающем. Обложка дела должна оформляться в соответствии с ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия».

В соответствии с этим необходимо разработать новый вариант оформление обложки личного дела, который в свою очередь будет содержать следующие графы:

- официальное наименование учреждения;

- наименование структурного подразделения;

- формулировка «Личное дело»;

- фамилия и полное имя и отчество;

- регистрационный номер дела;

- крайние даты;

- срок хранения.

Кроме этого хотелось обратить еще раз внимание на то, что личные дела не зачисленных поступающих уничтожаются через 1 год. Возможно, рациональнее было бы оставлять экспертной комиссии института эти дела на хранение на срок 5 лет. Данная мера способствовала бы проведению аналитической работы, с целью исследования причин не поступления, подавших заявления в вуз. Полученные результаты позволят внести коррективы в курс подготовки поступающих.

В заключении хотелось бы отметить, насколько важно создавать и хранить личные дела поступающих. Формирование, а впоследствии хранение личных дел имеет первостепенное значение как для самих поступающих, так и для института в целом. Составление личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о поступающих. Хранение дел позволяет не утратить важные документы касающиеся их.

Личное дело поступающего содержит массив значимых документов, которые требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Правильное формирование и хранение личных дел, поступающих является одним из элементов успешной деятельности института, именно поэтому эффективности этой составляющей должно уделяться как можно больше внимания. 

Список использованных источников:

1. Об образовании в Российской Федерации: Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ [Электронный ресурс] ? Режим доступа: http://base.garant.ru/70291362/, свободный. - Загл. с титул. экрана. - Яз. рус.

2. Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры: приказ Минобрнауки России от 14.10.2015 № 1147 (ред. от 30.11.2015) [Электронный ресурс] ? Режим доступа: http://base.garant.ru/71238710/, свободный. - Загл. с титул. экрана. - Яз. рус.

3. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия» [Электронный ресурс] ? Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/gost-17914-72, свободный. - Загл. с титул. экрана. - Яз. рус.

4. Устав ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры» [Электронный ресурс] ? Режим доступа: http://ogiik.orel.ru/files/Ustav_07.08.2015.pdf, свободный. - Загл. с титул. экрана. - Яз. рус.

5. Номенклатура дел ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры».

6. Положение о приемной комиссии ФГБОУ ВО «Орловский государственный институт культуры».

7. История становления института [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://ogiik.orel.ru/hysinst.html, свободный. - Загл. с титул. экрана. - Яз. рус.