ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ВОЛГОГРАДСКОМ ФИЛИАЛЕ МГГЭУ
Тульгук Л.С.
Волгоградский филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения инклюзивного высшего образования «Московский государственный гуманитарно-экономический университет»
v-filial@mail.ru
В настоящее время успех организации во многом зависит от правильного построения информационно-документационного обеспечения управления, составляющей которого является делопроизводство. Делопроизводство определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов [2].
Информационная основа деятельности и делопроизводственные процессы отражены в таких организационных документах, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, вторично они закрепляются в Инструкции делопроизводству.
Волгоградский филиал Московского государственного гуманитарно-экономического университета в своей деятельности руководствуется нормативно-правовыми актами МГГЭУ. К ним относятся: устав, положение о филиале, положения, касающиеся учебной деятельности (о Совете филиала, о Приемной комиссии, о порядке перевода, об аттестации, о стипендиальном обеспечении, об оказании платных образовательных услуг и т.д.), правила внутреннего распорядка, инструкция по делопроизводству. Филиал издает локальные нормативно-правовые акты, к которым относятся положения, регламентирующие его деятельность: положение об организации учебного процесса, о расписании, о порядке ведения журнала учебных занятий, об учебном кабинете, о предметно-цикловой комиссии, об электронной библиотеке, о студенческом общежитии и т.д.
В структуре филиала выделяются несколько отделов: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров, хозяйственный отдел, учебно-методический, отдел по социально-воспитательной работе, отдел информационных технологий и технического обеспечения, столовая. Руководители данных отделов подчиняются директору филиала, сами отделы имеют разветвленную структуру. Так, учебно-методический отдел составляет: учебный отдел, отделение «Экономика, юриспруденция и вычислительная техника», отделение «Профессиональное обучение», заочное отделение и дополнительное профессиональное обучение, методический отдел, предметно-цикловые комиссии, библиотека.
Все отделы так или иначе работают с документами, их взаимодействие находит отражение в документации и маршрутах движения документов. Документация отделов отражает специфику их деятельности. Так, для бухгалтерии основными документами являются бухгалтерские, учетные, финансовые, отчетно-статистические; для отдела кадров – документация по труду; для учебно-методического отдела – документы, связанные с контингентом обучающихся, и учебно-методическая документация. В отделах проводится подготовка и издание документов, их тиражирование, регистрация отдельных документов (например, на отделениях регистрируются справки, подтверждающие обучение в филиале), исполнение по документам, информационно-справочная работа.
Централизованно делопроизводством занимается канцелярия. В ее функции входит прием и отправка документации, регистрация документов, доведение документов до исполнителей. Данный отдел работает с организационно-правовой и распорядительной документацией, там же проходит обработка входящих, исходящих и внутренних документов.
Таким образом, можно говорить о смешанном типе делопроизводства в Волгоградском филиале МГГЭУ. Централизованно с документами работает канцелярия, она выполняет основные операции по обработке документов, отделы филиала также работают с различными документами, отражающими специфику их деятельности, например, отделение «Экономика, юриспруденция и вычислительная техника» работает со списками, личными делами студентов, экзаменационными ведомостями, зачетными книжками, справками, подтверждающими обучение и т.д.
В Волгоградском филиале есть входящие, исходящие и внутренние документы. Данные документы в филиале движутся по традиционным для них маршрутам. Документооборот предполагает прохождение документов по следующим этапам: прием и экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, исполнение, контроль исполнения и хранение [1]. Данные этапы находят отражение в оформлении документов. О поступлении в организацию свидетельствует реквизит «отметка о поступлении», поручение директора филиала содержится в резолюции, исполнение и последующее хранение отражается в отметке об исполнении документа и направлении его в дело.
В филиале используется журнальная регистрация. Используются журналы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (приказов). На отделениях регистрируют справки, в методическом отделе используются журналы выдачи документации и журнал приема документации для фиксации движения рабочих программ, пособий и других учебно-методических материалов.
В филиале делопроизводство автоматизировано: документы оформляются на компьютере, есть внутренний сервер «Документооборот», используется Интернет, почта, информационно-справочные системы «Гарант» и «Консультант плюс». Имеются сложности, связанные с техническим оснащением филиала, не везде есть доступ к Интернету, что затрудняет для некоторых структурных подразделений работу с системой «Документооборот». Необходимо усовершенствовать внутреннее электронное взаимодействие, что позволит не только объединить все отделы филиала МГГЭУ в единое информационное пространство, но и будет способствовать повышению эффективности работы всего филиала в целом.
Для совершенствования работ по управлению большое значение имеют упрощение и сокращение документации и отчетности, рационализация документооборота, делопроизводства. Однако в деятельности филиала количество документов с каждым годом растет. Увеличение объема документооборота связано в первую очередь с увеличением потоков документов из вышестоящей организации (вуза Москвы), также способствуют росту объема документации неквалифицированное оформление документов, отсутствие унифицированных форм, неэффективные управленческие решения.
Оптимизация делопроизводства достигается с помощью организационных и технических мер. К организационным мерам относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов. К техническим мерам относятся средства оргтехники и средства компьютерной техники [3, с. 37]. В филиале МГГЭУ следует провести и организационные, и технические меры. Организационные меры будут связаны, во-первых, с анализом документации с целью выявления дублирующих документов, такой анализ позволит сократить объем документооборота; во-вторых, с разработкой грамотных унифицированных форм и положений, определяющих подготовку документов, в-третьих, с разработкой маршрутов движения документов и рационального распределения функциональных обязанностей между работниками и структурными подразделениями. Техническое усовершенствование будет связано с улучшением электронного взаимодействия. Данные меры повысят уровень организации делопроизводства в филиале, будут способствовать успешной организации учебного процесса.
Список использованных источников:
1. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебник / М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2015. – 376 с.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – http://www.edou.ru/enc/docs/detail.php?ID=27653.
3. Янковая В.Ф. Оптимизация документооборота в организации / В.Ф. Янковая // Справ. секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 5. – С. 35-41.