Полукарова М.В.
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение города Москвы «Колледж сферы услуг № 3»
olga1-92@mail.ru
Эффективность управленческой деятельности во многом зависит от качества работы секретаря.
Основная цель секретарской деятельности - эффективное организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствовать работу секретаря по документному и бездокументному обслуживанию за счет внедрения новых технологий. Секретарь должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих.
Секретарь – это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Согласно данному определению секретарь– прежде всего это помощник руководителя.
Среди личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм – качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п. чувство юмора: способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.
Помимо этого, секретарь должен следить за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета.
Информационно-документационное обеспечение - главная составляющая секретарской деятельности.
Требования к профессиональным умениям, знаниям, навыкам со стороны руководителей к секретарям за последние годы значительно расширились и увеличились. Изменения требований к секретарю, связаны с внедрением компьютерных технологий во все сферы человеческой деятельности.
Следующим не менее важным условие совершенствования деятельности секретарей является организация рабочего места. Оно должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь – это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте.
Допускается размещение на стенах приемной информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должны быть выполнены грамотно.
Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту.
Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы.
Секретарь должен осуществлять постоянный контроль за сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.
Соблюдение всех перечисленных требований повысит эффективность работы как руководителя, так и самого секретаря.
Список использованных источников:
1. Барсуков М.И. Справочник секретаря-референта: практ. пособие. – 2-е изд., испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2013. – 512с.
2. Веселов П.В. Профессия – секретарь: учеб. пособие / В.П. Веселов. - М.: Информ.-внедрен. центр «Маркетинг», 2013. – 96 с.
