ПЕРСОНАЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ТОГБУЗ «РАССКАЗОВСКАЯ ЦРБ»
Прозорова В.С.
Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина
uraevairinavic_1608@mail.ru
В последнее время немаловажное значение для эффективного управления персоналом имеет правильно организованная работа в кадровой службе организации. Хорошо отлаженная в отделе кадров работа снижает время необходимое для поиска информации, повышает ее точность и своевременность, устраняет избыточность. Беспорядок, в свою очередь, приводит к серьезным трудностям в работе не только отдельного структурного подразделения, но и учреждения в целом. Документы кадровой службы играют немаловажную роль и в жизни каждого человека.
Оформлением кадровых документов в ЦРБ занимается начальник отдела кадров. Его деятельность состоит в обеспечении больницы служащими и рабочими требуемых профессий и специальностей.
Одним из наиболее важных видов документов являются персональные.
К персональной документации ТОГБУЗ «Рассказовская ЦРБ» относятся следующие документы:
- личная карточка работника,
- личное дело,
- трудовая книжка.
Личная карточка работника - это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве. Она необходима для ведения учета труда персонала в организации. Личная карточка включается в состав личного дела и заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:
- приказа о приеме на работу;
- паспорта гражданина РФ;
- трудовой книжки;
- документа об образовании;
-страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
-документов воинского учета и других документов, предусмотренных законодательством страны, а также сведений, сообщенных работником.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
В случае изменения данных сотрудник кадровой службы может вписывать изменения в карточку путем зачеркивания неактуальной информации и внесения новой записи с указанием «исправлено» и датой исправления. Личная карточка работника заполняется от руки либо на компьютере в одном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.
Бланк личной карточки сотрудника имеет типовую форму Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1.
В результате анализа личной карточки главного бухгалтера ТОГБУЗ «Рассказовская ЦРБ» было установлено, было установлено, что отсутствует полное наименование организации, не заполнена форма по ОКПО и по ОКИН. Сведения о табельном номере, «алфавит», характере работы не прописаны вообще или прописаны не полностью.
В разделы личной карточки работника ТОГБУЗ «Первомайской ЦРБ» входят:
- «Общие сведения»: в данном разделе прописывается: № и дата трудового договора, Ф.И.О работника, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, информация о паспортных данных, адрес места жительства, номер телефона;
- «Сведения о воинском учёте»: в данный раздел входят: категория запроса, воинское звание, состав, полное кодовой обозначение ВУС, категория годности к военной службе, наименование военного комиссариата по месту жительства, состоит ли в воинском учёте, отметка о воинском учёте, и подписываются сведения работником кадровой службы и самим работником, после ставит дата подписания;
- «Приём на работу и переводы на другую работу»: в разделе описаны переводы и приёмы работника на работу;
- «Аттестация»: в разделе заполняется дата регистрации, решение комиссии, и основание;
- «Повышение квалификации»: в данном разделе указывается, дата начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения, наименование-серия, номер-дата документа, основание;
- «Профессиональная переподготовка»: данный раздел включает: дату начала и окончания переподготовки, специальность, наименование-номер и дата документа, основание;
- «Награды (поощрения), почетные звания »: наименование награды, наименование документа, дата и номер;
- «Отпуск»: вид отпуска, период работы, количество дней отпуска, дата начала и окончания, основание;
- «Социальные льготы»: наименование льготы номер и дата выдачи документа, основание;
- «Дополнительные сведения»
- «Основание увольнения»: разделе указывается дата увольнения, приказ___ № от_____, далее ставится подпись работника кадровой службы и самого работника.
В личной карточки работника не проставлены коды по ОКПО, ОКАТО, ОКИН.
Документы персонального учета, содержащие сведения о работнике и его трудовой деятельности, собираются в личное дело. Личное дело сотрудника - это комплект документов, связанных с приемом на работу, с процессом продвижения по службе, с выполнением требований трудовой дисциплины, с прекращением трудовых отношений работника с работодателем.
К реквизитам обложки личного дела главного бухгалтера «Рассказовской ЦРБ относятся:
-наименование организации;
-делопроизводственный индекс дела;
-наименование вида документа и порядковый номер;
-заголовок дела;
-дата начала личного дела;
-дата окончания;
-количество листов в деле;
-срок хранения дела.
Документы, включённые в личное дело работника ТОГБУЗ «Рассказовская ЦРБ»:
-трудовой договор;
-дополнительное соглашение к трудовому договору;
-удостоверение о повышении квалификации;
-целевые показатели эффективности работы главного;
-бухгалтера ТОГБУЗ «Рассказовская ЦРБ»;
-ксерокопия паспорта;
-диплом о среднем профессиональном образовании;
-должностная инструкция главного бухгалтера «Рассказовской ЦРБ.
В личном деле отсутствует заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу.
В ТОГБУЗ «Рассказовская ЦРБ» личные дела ведутся на каждого работника. Личное дело составляется в одном экземпляре.
Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже рабочих и служащих.
В процессе ведения трудовой книжки в нее вносятся следующие записи:
-о выполняемой работе;
-о переводах на другую постоянную работу;
-об увольнении работника;
-основания прекращения трудового договора;
-сведения о награждениях за успехи в работе;
-сведения о дисциплинарном взыскании – увольнении с работы».
Титульный лист трудовой книжки работника ЦРБ включает следующие сведения:
- «Фамилия, имя, отчество и дата рождения сотрудника»;
- «Специальность и образование (на основании предоставленного документа об образовании)»;
- «Дата заполнения трудовой книжки»;
- «Подписи владельца трудовой книжки и сотрудника, вносившего сведения в нее».
- «Печать».
При внесении изменений или исправлений не допускается закрашиваний и стираний неправильных записей. Любое изменение записей делается на последнем месте работы.
Если изменение делается на титульном листе, то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой. Сверху записываются новые данные. Это можно наблюдать в трудовой книжке работника ЦРБ.
Трудовая книжка включает два раздела «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». В трудовой книжке главного бухгалтера ТОГБУЗ «Рассказовская ЦРБ» раздел «Сведения о награждениях» отсутствует.
Раздел «Сведения о работе» включает следующие под разделы:
- «№ записи»;
- «Дата (число, месяц, год)»;
- «Сведения о приеме на работу, переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)»;
- «На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)».
Все записи в трудовую книжку вносятся начальником отдела кадров.
В случае выявление неправильной или неточной записи сведений о работе, переводах на другую постоянную работу, награждениях или поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.
Рассмотрев и проанализировав персональные документы работников ЦРБ: личные карточки, личные дела, трудовые книжки, можно сказать, что они важны для каждого сотрудника и ведутся на каждого в любых организациях. Также они дают полную характеристику о работнике, о трудовом стаже, его прежних местах работы и т.д.
Список использованных источников:
- Андреева В.Н.Делопроизводство: организация и ведение: практ. пособие / В.Н. Андреева. - М.: КНОРУС, 2008 – 256с.
- Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В. Верховцев. – М.: Изд-во ИНФРА – М, 1999. – 193 с.
- Дёмин Ю. Делопроизводство (подготовка служебных документов) / Ю. Демин Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко // Современное делопроизводство. - СПб. Питер, 2006. - 85с.
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. - М.: ЦБНТ Минтруда, 1991. - 89с.
- Трудовой договор // Служба кадров и персонал. – 2009. - №2. – С.81- 86.